Eezy VMP Oyj:

Listayhtiön raportointihaasteet ja kuinka niistä selvitään

 

Monipuolisia henkilöstöpalveluja tarjoavalle Eezy VMP:lle vuosi 2018 oli konsernirakenteen muutoksen ja pörssiin listautumisen myötä suuri muutosten vuosi. Mullistusten keskellä Eezy VMP päätti lisäksi aloittaa FPM-projektin.

VMP Oyj: Listayhtiön raportointihaasteet ja kuinka niistä selvitään

Perheyhtiönä aloittanut ja VMP Varamiespalvelusta konserniksi kasvanut Eezy VMP Oyj koki vuoden 2018 aikana suuria muutoksia. Yhtiön konsernirakenne muuttui loppuvuodesta 2017, kun mukaan tuli pääomasijoittaja Sentica Partners. Kesäkuussa 2018 soppaan heitti lisämausteensa listautuminen pörssiin, ja sen jälkeen yhtiö on tehnyt lisäksi lukuisia yritysostoja.

FPM -projektin aloittaminen tämän kaiken keskellä saattaa tuntua uhkarohkealta vedolta.

”Mutta jälkikäteen voi sanoa, että kyllä kannatti”, Eezy VMP Oyj:n Financial Controller Niina Hakamäki toteaa.

Uusi konsernirakenne heitti raportointivaatimukset päälaelleen

Eezy VMP:n taloushallinnon monitahoinen toimintaympäristö asettaa omat haasteensa ja vaatimuksensa järjestelmälle. Eezy VMP:n taloushallinto tukee yrityksen omia toimipisteitä, franchising-yrittäjiä ja kaikkia liiketoiminta-alueita, mikä vaatii taloushallinnon järjestelmältä ketteryyttä.

”Järjestelmän on taivuttava sekä listayhtiön että yksittäisen franchising-yrittäjän tarpeisiin, jotka voivat olla hyvin erilaisia”, Hakamäki selittää.

Konsernin yhtiöistä isolle osalle kirjanpito hoidetaan itse palvelukeskuksessa. Tuoreempien yritysostojen kirjanpito hoituu toistaiseksi ulkoisissa tilitoimistoissa, joista tiedot siirretään manuaalisesti FPM:ään konserniyhdistelyä varten.

FPM on ollut Eezy VMP:llä käytössä sisäisessä laskennassa vuodesta 2011 lähtien, mutta kasvaneiden raportointitarpeiden myötä se päätettiin ottaa käyttöön myös konsernitilinpäätöksen laatimiseen ja raportointiin.

”Ennen FPM:ää laadimme ulkoisen konsernitilinpäätöksen kerran vuodessa perheomistajaa varten, joten sillä ei ollut tiukkaa aikataulua. Pääomasijoittajan mukaantulo ja listautuminen heittivät raportointivaatimukset päälaelleen, ja nyt konsernitilinpäätös tehdään joka kuukausi.”

Raskas rutistus

Eezy VMP:n FPM-projekti alkoi tammikuussa 2018. Projektiryhmään kuului projektipäällikön lisäksi kaksi henkilöä sisäisestä laskennasta ja kaksi konsernin kirjanpitäjää.

Ulkoisen laskennan käyttöönottoa helpotti se, että järjestelmän toimintalogiikka oli entuudestaan tuttu. Lisäksi niiden yhtiöiden osalta, joille VMP:llä tehdään kirjanpito itse, oli jo valmiit liittymät FPM:n kantaan. Eezy VMP raportoi FAS:n mukaan (Nasdaqin First Northissa IFRS ei ole pakollinen), mutta järjestelmään toteutettiin myös IFRS-toiminnallisuudet siltä varalta, että yritys siirtyy joskus IFRS:ään.

Olisi toki yllättävää, jos haastavassa tilanteessa toteutetusta projektista olisi selvitty täysin ilman kompastuskiviä.

”Ulkoisen laskennan käyttöönoton yhteydessä otimme käyttöön paketin tilikartan, ja tilikonversiot aiheuttivat yllättävän paljon työtä vanhoja vuosia täsmäytettäessä”, Hakamäki muistelee.

Oma prosessinsa oli myös se, että koko konsernin yläyhtiön muuttuessa saatiin ulos vanhan VMP Groupin operatiivisen konsernin luvut, joista kannassa oli koko vuosi, ja samalta vuodelta ylemmältä konsernitasolta vain konsernitilinpäätös, jossa oli kaksi kuukautta.
Yksi suuri murheenkryyni oli rahoituslaskelma.

”Lähdimme tekemään rahoituslaskelmaa jälkijunassa, kun listautumisprosessin edetessä totesimme sen tarpeelliseksi. Koska emme olleet alun perin miettineet kaikkia tilikarttaan liittyviä ratkaisuja rahoituslaskelman kannalta, jouduimme muuttamaan jo tehtyjä ratkaisuja matkan varrella.”

Pienten tilitoimistojen ohjeistaminen siitä, miten heidän pitää muuttaa tilikarttaa tai raportoida asioita niin, että ne menevät konsernissa oikein rahoituslaskelmaan asti, on ollut vaikeaa. Fuusiokirjauksissakin rahoituslaskelma on ollut hankalin osa-alue.

Projektin yhteydessä tehtiin päivityksiä lisäksi FPM:n sisäisen laskennan osioon. Työtä aiheutui erityisesti käyttöön otetuista automaattista vastavienneistä.

”Mutta sekin lopulta kannatti, vaikka aiheuttikin vähän ylimääräistä jumppaa.”

Projektista selvittiin hengissä ja virallinen päätöspalaveri oli maaliskuussa 2019. Pääosa työstä tehtiin kuitenkin käytännössä jo viime vuoden puolella.

”Vaikka listautumisprosessi työllisti projektiryhmää samaan aikaan, Q2:n osavuosikatsaus saatiin tuotettua lähes kokonaan FPM:n avulla.”

Suuresta työstä suuret hyödyt

”Projektin suurin hyöty meille on ollut se, että sekä sisäisen että ulkoisen laskennan luvut ovat yhdessä tietokannassa. Nyt puhutaan koko ajan samoista luvuista eikä tule eroavaisuuksia siinä, miten jokin asia käsitellään sisäisessä ja ulkoisessa laskennassa”, Hakamäki sanoo.

FPM:n käyttöönotto on automatisoinut Eezy VMP:n konsolidointiprosessia monella tavalla, mikä on ollut hyödyksi erityisesti konsernirakenteen muutostilanteissa.

”Laatu on parantunut ja prosessi on tehostunut, kun konsolidoitu tulos ja tase saadaan entistä nopeammin ulos. Manuaalisen työn vähentyminen on myös vähentänyt riskejä, kun konsernitilinpäätöksen laadinta ei ole enää kokonaan yhden ihmisen tehtävä.”

Sisäpiiritiedon suojaaminen on listayhtiölle tärkeää, ja FPM:n käyttäjäoikeuksien helppo hallinnointi saa Eezy VMP:ltä kiitosta. Mahdollisuus rajata helposti näkymiä käyttöliittymien avulla ja kausien lukitus rooleittain ovat tärkeitä ominaisuuksia.

Dynamic Reporting on ollut Eezy VMP:llä paljon käytetty ja hyödyllinen lisäominaisuus.

”DR:n avulla sama data saadaan päivitettyä helposti napin painalluksella kaikkiin raportteihin. Saimme myös konsernirakenteen muutoksen yhteydessä toteutettua tuloslaskelman ja taseen samalle raportille niin, että tiedot näkyvät kahdelta eri organisaatiotasolta vierekkäin. Lisäksi DR:n avulla tietojen visualisointi onnistuu helposti, ja käyttöoikeudetkin periytyvät automaattisesti FPM:stä”, Hakamäki listaa DR:n etuja.

FPM on ollut kasvuyhtiölle oleellisen tärkeä työväline. FPM-projektin alkamisen jälkeen Eezy VMP on ostanut 30 yhtiötä (tilanne 5/2019), ja tällaisen määrän yhdisteleminen Excelillä olisi käytännössä mahdotonta. Kun Enjoy-yrityskauppa julkistettiin tilikauden viimeisenä päivänä, tilinpäätöksen julkistuspäivästä ei voinut enää joustaa, mutta siitäkin selvittiin.

”Moneen kertaan huokailtiin, että onneksi meillä on nyt tämä FPM.”

Yritysesittely

Eezy VMP on osa Eezy Oyj -konsernia, joka tarjoaa kokonaisvaltaisen valikoiman henkilöstövuokrauksen, rekrytoinnin ja organisaation kehittämisen sekä itsensä työllistämisen palveluita. Eezy VMP:n tehtävänä on auttaa yrityksiä ja ihmisiä menestymään muuttuvassa työelämässä.

Marraskuussa 2019 entinen VMP päätti yhdistää kaikki liiketoimintansa Eezy-brändin alle ja emoyhtiön nimi muutettiin Eezy Oyj:ksi. Eezy Oyj -konserniin kuuluvat VMP Varamiespalvelu-, Smile-, Voima-, Enjoy-, Extraajat-, Corporate Spirit-, Personnel- ja Eezy-brändit.

Vuoden 2019 lopulla Eezy oli Suomen monipuolisin henkilöstöpalveluja tarjoava yritys, jonka kautta työllistyy vuosittain noin 30 000 ihmistä. Eezyn liikevaihto vuonna 2019 oli 169,8 miljoonaa euroa.

(Lähde: https://eezy.fi/)

Ota meihin yhteyttä ja kysy lisää!

Ole hyvä ja täytä lomake.