• en

Suomen kansallisooppera ja -baletti:
Palkkaennustamisen monimutkainen koreografia

Suomen kansallisooppera ja -baletti:
Palkkaennustamisen monimutkainen koreografia

Joustava ja monipuolinen FPM toi helpotuksen Suomen kansallisoopperan ja -baletin palkkaennustamisen kiemuroihin. Helppokäyttöinen järjestelmä kerää kiitosta loppukäyttäjiltä.

Excelistä Business Planningin kautta FPM:ään

Ennen FPM:ää Suomen kansallisoopperalla ja -baletilla oli käytössä FPM:n edeltäjä Business Planning. Business Planningiin oli siirrytty Excelistä, jolla monimutkaisen palkkaennustamisen toteuttaminen oli ollut liian hankalaa.

”Meillä palkkojen osuus kustannuksista on iso ja erilaisia työehtosopimuksia on toistakymmentä”, talouspäällikkö Ulla Paavola kertoo.

Suomen kansallisoopperassa ja -baletissa talouden suunnittelusykli on pitkä. Kuluvan vuoden aikana tehdään produktiotason ennuste vuoden loppuun ja lisäksi seuraavalle kahdelle vuodelle. Ennusteita päivitetään matkan varrella.

Esimerkiksi koreografi- tai ohjaajasopimuksia tehdään monen vuoden päähän, ja sekä vierailijoiden kiinnitykset että lavastus-, puvustus- ym. suunnitelmat tarkentuvat matkan varrella. Myös laulajien ja tanssijoiden lisäeläkkeen ennustaminen on haasteellista, koska talosta riippumattomat tekijät vaikuttavat kustannuksiin.

Suomen kansallisooppera ja -baletti päätti hankkia FPM:n vuonna 2011, kun oli tiedossa, että Business Planning -järjestelmän jatkokehitys on päättymässä.

”Samaan aikaan meillä myös eri osastot alkoivat yhä enemmän tehdä itse omat ennusteensa ja budjettinsa. Tarvitsimme järjestelmän, joka on loppukäyttäjille helppokäyttöinen”, Paavola sanoo.

Järjestelmätoteutus ammattitaidolla

Suomen kansallisoopperan ja -baletin FPM-järjestelmään sisältyy talouden seuranta ja ennustaminen, investointi- ja poistoennuste, kuukausipalkkaennuste, lomapalkkalaskenta sekä henkilöstötilastointi. Lisäksi käytössä ovat raportoinnin lisätoiminnallisuudet Analytics ja Dynamic Reporting.

Liittymiä eri järjestelmiin on paljon. Toteuma tuodaan kirjanpidosta FPM:ään joka yö ja sen lisäksi muun muassa ennustetut ja toteutuneet esitysmäärätiedot tuotantosuunnittelujärjestelmästä, poistoennuste käyttöomaisuusjärjestelmästä sekä palkkojen ja lomaoikeuksien tiedot palkkajärjestelmästä.

Vaativa järjestelmän käyttöönottoprojekti sujui kaiken kaikkiaan hyvin. Erityisesti FPM-konsulttien vahva ammattitaito on jäänyt mieleen.

”Konsultit ymmärsivät hyvin, mitä haemme eri ratkaisuilla. He pystyivät tarjoamaan omaa osaamistaan siihen, miten järjestelmä saadaan palvelemaan meitä parhaalla mahdollisella tavalla”, järjestelmävastaava Petra Tarkiainen muistelee.

Täysin haasteeton projekti ei toki ollut. Monimutkaisen palkkaennustamisen toteuttaminen vaati useita yritys ja erehdys -kierroksia, mutta lopputulokseen Paavola ja Tarkiainen ovat tyytyväisiä:

”Hyvin se on toiminut.”

FPM tarjoaa kaiken tarvittavan

FPM on osoittautunut helppokäyttöiseksi ja monipuoliseksi järjestelmäksi, joka tarjoaa kaiken oleellisen.

”FPM on hyvin joustava. Hyvin harvaan kysymykseen konsultti on vastannut, että ei onnistu”, Tarkiainen sanoo.

Suomen kansallisoopperalla ja -baletilla on hallinnollisesti viisi linjaa, joista talousennusteet koostuvat: ooppera, baletti, tekniikka, hallinto ja viestintä. FPM-käyttäjät ovat pääasiassa eri osastojen päällikköjä ja heidän assistenttejaan.

Loppukäyttäjät ovat tulleet nopeasti sinuiksi järjestelmän kanssa.

”FPM on intuitiivinen. Se on saanut käyttäjiltä paljon kehuja helppoutensa vuoksi”, Tarkiainen kertoo.

Myös järjestelmän ylläpito on hoitunut pääkäyttäjiltä suurimmaksi osaksi omin voimin. Pienen opettelun jälkeen muutokset onnistuvat helposti lennosta.

Kaiken kaikkiaan järjestelmä on vastannut Suomen kansallisoopperan ja -baletin tarpeisiin erinomaisesti.

”Usein uudet työntekijät saattavat taloon tullessaan ehdottaa jotakin järjestelmää, mutta se menee nopeasti ohi. Hetken kuluttua kukaan ei enää ehdota järjestelmän vaihtamista”, Paavola nauraa.

Suomen kansallisoopperan ja -baletin hallinto

Kansallisoopperan ja -baletin toimintaa ohjaa Suomen kansallisooppera ja -baletti sr. Säätiön toimielimet ovat hallitus ja hallintoneuvosto sekä toimitusjohtaja, jota nimitetään pääjohtajaksi.

  • Kansallisoopperan ja -baletin toimintakulut vuonna 2017 olivat 57,8 milj. euroa ja kokonaisbudjetti 70,0 milj. euroa. Rahoituksesta 54 % tuli opetus- ja kulttuuriministeriön kautta veikkausvoittovaroista.
  • Omarahoituksen osuus oli 19 %. Pääkaupunkiseudun kunnat Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen tukivat toimintaa yhteensä 8 %:lla kokonaisbudjetista, kävijämäärien mukaisessa suhteessa. Lisäksi valtiolta saatiin 12,2 milj. euron (17 %) avustus Senaatti-kiinteistöjen omistaman oopperatalon vuokraa varten sekä 0,9 milj. euron (1 %) valtionosuus Balettioppilaitoksen toimintaan.
  • Esitysten toteuttaminen vaatii paljon käsityötä – toimintakuluista 80 % on henkilöstömenoja.

(Lähde: https://oopperabaletti.fi/talo/hallinto/)