Asiakastarina:
Relais Group

Clausion FPM vastaa kasvavan ja muuttuvan tukkuliikkeen monipuolisiin tarpeisiin. Tutustu Relais Groupin FPM-käyttöönottoprojektiin.

Asiakastarina Relais Group

Relais Groupiin kuuluu kahdeksan konserniyhtiötä. Clausion FPM vastaa kasvavan ja muuttuvan tukkuliikkeen monipuolisiin tarpeisiin. Tutustu Relais Groupin FPM-käyttöönottoprojektiin.

Tausta ja lähtökohdat

Relais Group on autosähköalan varaosien ja tarvikkeiden maahantuontiin ja jakeluun erikoistunut tukkuliike, joka toimii Pohjoismaiden ja Baltian alueella. Viime aikoina yrityksen toimintaympäristö on muuttunut huomattavasti.

Toiminta on laajentunut ja konsernirakenne muuttunut. Vuonna 2017 Relais Groupiin kuului 8 konserniyhtiötä, joiden välinen toiminta on lisääntynyt jatkuvasti. Yrityksissä on eri toiminnanohjaus- ja kirjanpitojärjestelmät sekä eri valuuttoja (EUR, SEK, NOK).

Samaan aikaan taloudellinen raportointi on monimutkaistunut. Raportoinnin laatua haluttiin myös yleisesti parantaa, harmonisoida ja kehittää. Johto ja rahoittajat tarvitsevat jatkuvasti entistä tarkempaa ja säännöllisempää tietoa. Organisaatiomielessä tarvittiin juridinen ja maantieteellinen segmentointi. Uuden ratkaisun etsimiseen vaikuttivat myös tuleva IFRS-siirtymä, uusi talousorganisaatio ja se, että Excel koettiin muuttuvassa tilanteessa hankalaksi ja riittämättömäksi.

 

Miksi Clausion FPM valittiin?

Relais Groupin sisäistä laskentaa ja konsernitilinpäätöstä piti kehittää. Myös muut taloushallinnon asiat, kuten tilinpäätös ja iso yrityskauppa, vaikuttivat päätökseen.

Clausion FPM -ratkaisuun päädyttiin muun muassa siksi, että FPM mahdollistaa budjetoinnin ja taloudelliset ennusteet sekä monivaluuttakäsittelyn ja automaattiset vastaviennit. IFRS-siirtymän myötä Relais Groupilla on tarve luoda joustavasti lisää omia tilejä tilikarttaan. Ratkaisu tukee IFRS-raportointia ja tarvetta raportoida ja ennustaa organisaatio- ja tuotedimensioilla (ennustaminen ei ole vielä käytössä). Myös kuukausittainen konsolidointi onnistuu FPM:llä.

Tavoitteena oli löytää myös ratkaisu, joka mahdollistaa rahavirtojen ja liitetiedostojen seuraamisen. Jatkossa myös erillisyhtiöiden luvut on tarkoitus tuoda liittymällä suoraan FPM:ään.

Käytäntö ja käyttökokemukset

FPM-käyttöönottoprojekti 5/2018 mennessä

  • Joulukuu 2017: konsolidointi FPM:llä, mutta konsernin FAS-tasekirja vielä vanhalla Excel-mallilla
  • Historia 2016/12 alkaen viety kuukausitasolla
  • Kuukausikonsolidointi 1–4/2018 jo tehty FPM:llä
  • Omia raportteja rakennettu
  • Johdon kuukausiraportti toteutetaan kokonaisuudessaan Dynamic Reporting (DR) -Excel-työkalulla
  • 2018 budjetit viety yhtiökohtaisesti
  • Valmius päivittää ennuste 2018 sekä budjetti 2019

FPM:stä raportoidaan IFRS-siirtymävaiheessa konserni FAS:n mukaan sekä erikseen IFRS:n vaikutukset tulokseen ja taseeseen (siltalaskelmat) kolmelta eri ajankohdalta.

Yritys kokee, että FPM-jalkautus on sujunut jopa paremmin kuin oletettiin. Alkuperäisestä projektiaikataulusta on jääty muiden samanaikaisten asioiden takia, mutta kun IFRS saadaan maaliin, koko projekti on maalissa. DR-raportointi kerää kiitosta, sillä DR on helppo Excelin käyttäjälle. Relais Groupin johdon kuukausiraportti tehdään kokonaan DR:llä, joka hakee tiedot automaattisesti FPM:stä.

Projektin haasteet liittyvät etenkin IFRS:ään. Kun siihen siirtymisen lopullista aikataulua ei ole päätetty, tehdään FAS:a yhtä aikaa sen kanssa. Myös historian vieminen vanhoista konsolidointi-exceleistä FPM:ään oli oletettua hitaampaa, mutta Relais Group halusi tehdä sen kokonaan itse.

”Mielestäni meillä on ollut varsin onnistunut FPM-käyttöönottoprojekti.”

 

Tavoitteet ja tulevaisuus

FPM-käyttöönottoprojekti jatkuu

  • Konsernin rahavirran toimivuus testattu 12/2017, 2018 ei vielä käytännössä tehty
  • Kesken: IFRS-oikaisut ja IFRS-konsernitilinpäätös
  • FAS- ja IFRS-konsernitilinpäätös samanaikaisesti?
  • Kesken: Liitetiedot
  • Kesken: FPM:n jalkautus tytäryhtiöihin

Oppi & vinkit

  • Pyri välttämään turhaa työtä ja samojen asioiden tekemistä moneen kertaan
  • Panosta alussa projektimäärittelyihin
  • Pidä kiinni aikatauluista
  • Vältä henkilövaihdoksia kesken projektin
  • Vältä muita isoja samanaikaisia projekteja
  • Varaa aikaa myös konsulttipäivien ulkopuolella
  • Historian konvertointi vie aikaa
  • Tilikartan muutokset heijastuvat moneen asiaan: historian konvertointi, raportit, syöttöpohjat, suunnittelu

Käytäntö ja käyttökokemukset

FPM-käyttöönottoprojekti 5/2018 mennessä

  • Joulukuu 2017: konsolidointi FPM:llä, mutta konsernin FAS-tasekirja vielä vanhalla Excel-mallilla
  • Historia 2016/12 alkaen viety kuukausitasolla
  • Kuukausikonsolidointi 1–4/2018 jo tehty FPM:llä
  • Omia raportteja rakennettu
  • Johdon kuukausiraportti toteutetaan kokonaisuudessaan Dynamic Reporting (DR) -Excel-työkalulla
  • 2018 budjetit viety yhtiökohtaisesti
  • Valmius päivittää ennuste 2018 sekä budjetti 2019

FPM:stä raportoidaan IFRS-siirtymävaiheessa konserni FAS:n mukaan sekä erikseen IFRS:n vaikutukset tulokseen ja taseeseen (siltalaskelmat) kolmelta eri ajankohdalta.

Yritys kokee, että FPM-jalkautus on sujunut jopa paremmin kuin oletettiin. Alkuperäisestä projektiaikataulusta on jääty muiden samanaikaisten asioiden takia, mutta kun IFRS saadaan maaliin, koko projekti on maalissa. DR-raportointi kerää kiitosta, sillä DR on helppo Excelin käyttäjälle. Relais Groupin johdon kuukausiraportti tehdään kokonaan DR:llä, joka hakee tiedot automaattisesti FPM:stä.

Projektin haasteet liittyvät etenkin IFRS:ään. Kun siihen siirtymisen lopullista aikataulua ei ole päätetty, tehdään FAS:a yhtä aikaa sen kanssa. Myös historian vieminen vanhoista konsolidointi-exceleistä FPM:ään oli oletettua hitaampaa, mutta Relais Group halusi tehdä sen kokonaan itse.

”Mielestäni meillä on ollut varsin onnistunut FPM-käyttöönottoprojekti.”

 

Tavoitteet ja tulevaisuus

FPM-käyttöönottoprojekti jatkuu

  • Konsernin rahavirran toimivuus testattu 12/2017, 2018 ei vielä käytännössä tehty
  • Kesken: IFRS-oikaisut ja IFRS-konsernitilinpäätös
  • FAS- ja IFRS-konsernitilinpäätös samanaikaisesti?
  • Kesken: Liitetiedot
  • Kesken: FPM:n jalkautus tytäryhtiöihin

Oppi & vinkit

  • Pyri välttämään turhaa työtä ja samojen asioiden tekemistä moneen kertaan
  • Panosta alussa projektimäärittelyihin
  • Pidä kiinni aikatauluista
  • Vältä henkilövaihdoksia kesken projektin
  • Vältä muita isoja samanaikaisia projekteja
  • Varaa aikaa myös konsulttipäivien ulkopuolella
  • Historian konvertointi vie aikaa
  • Tilikartan muutokset heijastuvat moneen asiaan: historian konvertointi, raportit, syöttöpohjat, suunnittelu

Yritysesittely

Relais Group on johtava autosähköalan varaosien ja tarvikkeiden maahantuontiin ja jakeluun erikoistunut tukkuliike, joka toimii Pohjoismaiden ja Baltian alueella. Tuotteina on muun muassa autojen sähköisiä komponentteja.

Relais Group -konserni lukuina:

  • konsernin liikevaihto 60,4 M€ vuonna 2017
  • 145 työntekijää viidessä maassa
  • tytäryhtiöt Ruotsissa, Norjassa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa
  • noin 55 000 tuotetta varastossa
  • yli 3000 jälleenmyyjää Pohjoismaissa ja Baltiassa
  • 16 500 m2 varasto- ja toimitilaa Lempäälässä

 

Tiedot ja kommentit antoi

5/2018

Relais Group
Group Financial Controller
Anna Vitikainen

Ota meihin yhteyttä ja kysy lisää!

Ole hyvä ja täytä lomake, tai ota yhteyttä suoraan: Viljami Frank (viljami.frank@clausion.com) +358 44 263 7012