Myynnin raportointi – valjasta raportointi ja analytiikka myyntisi tueksi

Myynti luo yrityksen kassavirran ja turvaa viime kädessä sen olemassaolon. Siksi myynnin strategia onkin kaiken suunnittelun keskiössä. Jos myyntisuunnitelma ei ole realistinen ja tarkka, muidenkin toimintojen – kuten rekrytointien ja tuotannon – suunnittelu jää hataralle pohjalle. Kuinka sitten varmistaa, että onnistuu myynnin suunnittelussa? Myynnin suunnittelun ja myyntiprosessien kehittämisen selkärankana on myynnin raportointi. Myynnin raportointi kertoo, miten myynti on vetänyt ja miten se tulee vetämään tulevaisuudessa. Onnistunut raportointi ja analytiikka eivät anna eväitä pelkästään myyntiprosesseihin, vaan koko yritystoiminnan suunnitteluun. 

ihmisiä budjetointipaperien äärellä

Myynnin raportointi – miksi se on niin tärkeää?

Myynnin raportoinnissa analysoidaan, miten myynnissä onnistuttiin edellisessä jaksossa, ja miten siinä todennäköisesti tullaan onnistumaan jatkossa. Tämä tieto luo raamit kaikelle yritystoiminnalle. Onko aika painaa kaasua vai vaihtaa suuntaa? Myyntiraportissa ei siis katsota pelkästään peruutuspeiliin, vaan luodaan katse vahvasti tulevaisuuteen. 

Jos myynnin raportointi ja analytiikka kertoo, että myynti tulee lähitulevaisuudessa kasvamaan, siihen pitää reagoida nopeasti. Tämä tarkoittaa sitä, että tuotantoa päästään kasvattamaan, lisää henkilöstöä palkkaamaan ja ehkä jopa tekemään uusia investointeja. Myyntiraportin tuotokset johtavat siis konkreettisiin ja suuriin toimenpiteisiin. Ja jos myyntiennusteissa mennään metsään, niin mennään helposti myös muun yritystoiminnan suunnittelussa.

Jotta myyntiennusteiden johtopäätökset ylipäätänsä saadaan vietyä käytäntöön, niistä tulee viestiä aktiivisesti. Jos myynnin raportoinnin tuotokset jäävät pöytälaatikkoon, kukaan ei tiedä, mitä budjetoinnista ollaan päätetty ja mitä ennusteissa on todettu. Dataa on turha kerätä ja jalostaa, jos sitä ei aiota hyödyntää. Myynnin raportoinnin viestiminen kuuluukin aina toimivaan myyntiprosessiin. Johdon on oltava selvillä, mikä on myynnin status nyt ja mikä sen ennustetaan olevan. 

laptop with data

Mihin myynnin raportoinnin tulisi ottaa kantaa?

Myynnin raportoinnin tulee sisältää sekä nykyhetkestä kertovia että tulevaisuutta ennustavia tunnuslukuja. Mitä nämä tunnusluvut tarkkaan ottaen ovat? Myynnin raportoinnissa johtoa kiinnostaa muun muassa toteutunut myynti alueellisesti, eriteltynä tuotteiden, tuoteryhmien ja palveluiden osin sekä myyjäkohtaisesti. Raportointi ja analytiikka tulee aina esittää siten, että tunnusluvut ovat tarkkoja, mitattavia sekä vertailukelpoisia. 

Myynnin raportointi kertoo, onko yrityksen toiminta kannattavaa. Johdon kannalta yksi myynnin raportoinnin kiinnostavimmista tunnusluvuista onkin kate: mikä siivu tuotteen tai palvelun hinnasta jää yrityksen voitoksi? Toisaalta myynnin raportointi ottaa kantaa myös siihen, voisiko toiminta olla vielä kannattavampaa. Esimerkiksi olisiko resursseja fiksua siirtää toiseen asiakkuuteen, toiseen tuotteeseen tai toiselle myyjälle? Yksittäisten myyjien suorituksen seuranta on tärkeää isoissakin yrityksissä. Tulosten perusteella vastuita voidaan uudelleenjakaa, palkitsemisjärjestelmää kehittää ja antaa myyjille heidän tarvitsemansa tuki.

Kolme vinkkiä myynnin raportointiin ja analytiikkaan:

  1. Myynnin raportoinnissa ajankohtaisuus ja läpinäkyvyys ovat valttia

Puhtaasti kvartaalipohjainen myynnin raportointi on mennyttä maailmaa. Nykyään myynnin menestystä tulee seurata tiuhemmin: näin ongelmakohtiin ja mahdollisuuksiin kyetään reagoimaan nopeasti. Myynnin ennusteita tulee päivittää jatkuvasti, jotta ajankohtaisuus ja läpinäkyvyys voidaan taata. Myyntiraportin tulee olla helppolukuinen: on tärkeää, että johto pystyy näkemään olennaiset tiedot raportista nopeasti. Hyvä raportti sisältää lisäksi suoria toimintakehoituksia: johto kykenee hahmottamaan konkreettisen etenemissuunnitelman ja ottamaan siihen kantaa.

2. Tarkka raportointi ja analytiikka takaa myyjien resurssit 

Raportointi ja analytiikka auttaa näkemään myynnin kokonaiskuvan, mutta myös jakamaan tavoitteet konkreettisiin ja realistisiin osatavoitteisiin. On tärkeää, että myyjät tietävät mitä heiltä odotetaan: mitkä ovat tavoitteet vuosi-, kuukausi- ja jopa viikkotasolla. Myynnin raportoinnissa seurataan näiden tavoitteiden toteutumista. Tämä voi toimia pohjana esimerkiksi kehityskeskustelussa ja resursoinnissa. 

3. Myynnin raportointiohjelma tehostaa ajankäyttöä ja suunnittelua

Excel-pohjaisessa myyntiraportissa data on usein vaikeasti hahmotettavaa. Lisäksi tällaisissa raporteissa versioiden määrä räjähtää helposti käsiin ja datan luotettavuus kärsii. Yksi Excel-raporttien haittapuoli on myös tiedon manuaalinen syöttö, joka vie aikaa ja altistaa virheille. Myyntiorganisaation tukemiseksi kannattaakin hankkia pilvipohjainen raportointiohjelma, jossa ajantasainen ja oikea tieto on kaikkien saatavilla yhden kirjautumisen päässä. Myynnin raportointi, analysointi sekä budjetointi ja ennustaminen ovat kaikki samassa osoitteessa raportointiohjelmassa: tieto on helposti hallittavissa ja myynnin suunnittelu kätevää. 

Clausionin helppokäyttöinen pilvipohjainen raportointiohjelma tarjoaa useita tapoja myynnin raportointiin ja suunnitteluun.