Yrityksen budjetti – nämä asiat jokaisen tulisi tietää


Suhteellisen pieni osa henkilöstöstä on suoraan tekemisissä yrityksen budjetin kanssa, mutta sen vaikutukset koskettavat ihan jokaista tittelistä riippumatta. Kaikkia työntekijöitä kiinnostaa varmasti se, että yrityksen toiminta on tuottavaa ja että heidän työpaikkansa on tulevaisuudessakin turvattu. Budjetin läpikäynti onkin ehkä siksi yksi kuukausipalavereiden ja kick-offien mielenkiintoisimmista osuuksista. On myös yritysjohdon kannalta tärkeää, että kaikki työntekijät ovat kiinnostuneet yrityksen budjetista, kokevat sen omakseen ja ovat sitoutuneet siihen. Miten työntekijät sitten sitoutetaan yrityksen budjettiin? Entä miten budjetti suunnitellaan ja miten sen toteutumista seurataan? Tutustutaan näihin asioihin tarkemmin seuraavaksi.

mies ja tietokone

Yrityksen budjetti on kaiken toiminnan selkäranka

Yrityksen budjetti on arvio sen tulevien kuukausien tai vuosien menoista, tuloista ja taloudellisesta suorituskyvystä. Samoin kuin raportoinnin, yrityksen budjetin pääasiallisena tehtävänä on tukea päätöksentekoa ja toiminnan suunnittelua. Ilman budjettia työntekijöillä ei ole käsitystä yrityksen tämänhetkisestä ja tulevasta taloustilanteesta: on mahdotonta tietää, missä ollaan nyt ja mihin suuntaan ollaan menossa. Miten tällaisessa tilanteessa voisi esimerkiksi päättää uusien työntekijöiden rekrytoinnista tai uuden tuotelinjan lanseeraamisesta?


Moni on saattanut törmätä väitteeseen, että budjetointi on reaaliaikaisuutta vaativassa nopeatempoisessa nykymaailmassa tarpeetonta. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, vaan budjetointi ja yrityksen tulevaisuuden tarkka ennustaminen on ehkä tärkeämpää kuin koskaan aikaisemmin. On kuitenkin totta, että nykyään ei enää pärjää vuosibudjetilla, jos se on tehty staattiseksi ja jähmeäksi ja jätetty laakereilleen lepäämään. Joustavuus, ympäristön signaalien tulkitseminen ja nopea reagointikyky ovat tätä nykyä myös budjetoinnissa elintärkeitä ominaisuuksia. Budjetointia ja ennustamista tulisikin ajatella ennemmin jatkuvana käynnissä olevana prosessina, eikä kerran vuodessa suoritettavana projektina.

tietokone jossa clausion fpm näkymä

Yrityksen budjetti: vuosibudjetti vai rullaava budjetointi?

Yrityksen budjettiesimerkkejä on yhtä monta kuin yrityksiäkin, mutta kaikissa pätevät samat lainalaisuudet. Yleensä budjetoinnilla tarkoitetaan nimenomaan vuosibudjetin tekemistä. Vuosibudjetti luo raamit yrityksen tulevalle vuodelle. Vaikka nykymaailman tempo on nopea ja yritykset joutuvat mukauttamaan budjettiaan nopeallakin aikataululla, on virallisen vuotuisen budjetin tekeminen tärkeää. Vuosibudjetti on yrityksen strategiaa toteuttava pitkän aikavälin suunnitelma ja talousjohtamisen työkalu, joka luo puitteet johdonmukaiselle päätöksenteolle. 

Vuosibudjetti on vähän kuten talon pohjapiirros. Juuri tällaisen talon rakentamiseen pyritään, mutta muutoksia voidaan tarvittaessa tehdä matkan varrella. Vuosibudjettia ei siis ole kiveen hakattu etenemissuunnitelma, jota toteutetaan laput silmillä, vaan vuosibudjettia tulee muuttaa ennusteilla vuoden mittaan. Ilman jatkuvaa ennustamista ja seurantaa budjetoinnin hyödyt jäävätkin vähäisiksi, vaikka se oltaisiin laadittu huolella.

Mitä sitten tarkoittaa rullaava budjetointi? Rullaavassa budjetoinnissa taloussuunnittelun sykli ei ole välttämättä kalenterivuosi tai tilikausi, vaan joku muu ennalta määrätty aikaikkuna. Ennusteeseen lisätään kuukausia sitä mukaan kun edellisten kuukausien toteumat saadaan merkattua. Rullaavan budjetin laatiminen tarjoaa yritykselle aina ajantasaista ja tarkkaa tietoa. Sen riskinä voi kuitenkin olla kokonaiskuvan hämärtyminen, jos ennustamisen aikaikkunat jäävät lyhyiksi ja jos ennustaminen ei ole tarpeeksi tarkkaa. 

Ihmisiä kokoushuoneessa

Yrityksen budjetti on koko organisaation asia

Yrityksen budjetin tekemisen ja päivittämisen tulee olla selkeää, läpinäkyvää ja realistisiin arvioihin perustuvaa. Näin työntekijät saadaan todennäköisemmin sitoutettua budjettiin ja yhteisiin tavoitteisiin. Budjetin laatiminen tulisikin nähdä osallistavana prosessina, ei yksipuolisena talousennusteena, joka annetaan työntekijöille valmiina. Optimitilanteessa työntekijät osallistuvat budjetin laatimiseen ja heitä kuullaan oman toimialueensa taloudellisten tunnuslukujen ennustamisessa. Kun yhteisvoimin laadittu yrityksen budjetti on valmis, johdon tulisi tarvittaessa avata budjetin laskelmia: mihin luvut ja ennusteet perustuvat ja mihin kaikkeen ne vaikuttavat? Jos budjetin tavoitteeseen pääsemiseen kuuluu tulospalkkausta tai bonuksia, on tärkeää, että ne koetaan reiluiksi ja niihin pääseminen mahdolliseksi.

Yrityksen budjetti on siis koko organisaation yhteinen asia. Nykyaikaiset työkalut auttavat jalkauttamaan organisaatioon “bottom-up”-tyylisen budjetin suunnitteluprosessin, johon työntekijät voidaan sitouttaa. Kun ennusteiden syöttö hajautetaan koko organisaatioon, niiden tarkkuus paranee. Työntekijöiden sitouttamisen ja ennustetarkkuuden paranemisen lisäksi osallistavan budjetin hyötynä se, että taloushallinnolle jää enemmän aikaa datan analysointiin ja erilaisten skenaarioiden tekemiseen.

Me voimme auttaa yritystäsi budjetoinnissa.