Budjetointi­järjestelmä ja budjetointi­prosessi – olisiko aika päivittää yrityksesi päätöksenteon työkalut? 

Budjetin merkitystä tarvitsee tuskin koskaan perustella, oli yrityksessä sitten 5000 tai 5 työntekijää. Mutta joskus budjetointiin käytettävät työtunnit saattavat nostattaa kulmakarvoja ja herättää keskustelua resursointipalaverissa. Millainen budjetointijärjestelmä ja budjetointiprosessi yrityksessäsi on käytössä? Voisiko budjetoinnin hoitaa tehokkaammin? Kulutetaanko budjetoinnissa paljon enemmän aikaan numeroiden näpyttelyyn ja datan manuaaliseen käsittelyyn kuin tulosten analysointiin ja jatkotoimenpiteiden suunnitteluun? Jos yrityksesi budjetointiprosessia ei ole päivitetty vuosiin, on syytä tarkastella, voisiko manuaalista työtä vähentää ja työntunteja lisätä tuottavampiin tehtäviin. 

ihmisiä budjetointipaperien äärellä

Mikä on budjetointijärjestelmä?

Budjetointijärjestelmä kertoo, minkälaisista osista yrityksen budjetti koostuu. Budjetointijärjestelmät vaihtelevat toimialoittain ja yrityksen koon mukaan, mutta niissä kaikissa on yhteisiä elementtejä. Tyypillisesti budjetointijärjestelmässä on muutama pääbudjetti, ainakin tulosbudjetti ja rahoitusbudjetti. Tulosbudjetti kertoo, miten yrityksen tulos muodostuu esimerkiksi toiminnoittain ja kululajeittain. Rahoitusbudjetti puolestaan kuvastaa yrityksen maksuvalmiutta ja se tehdään yleensä kassavirtalaskelman muodossa. Budjetointijärjestelmässä on yleensä pääbudjettien lisäksi myös alabudjetteja, jotka tukevat pääbudjettien laatimista. Nykyään useilla pienilläkin yrityksillä on budjetointijärjestelmäänsä sopiva tietojärjestelmä, joka helpottaa ja automatisoi budjetointiprosessia. 

Tavoitteena dynaaminen ja strategian mukainen budjetointiprosessi

Siinä missä budjetointijärjestelmä vastaa kysymykseen “mitä mitataan”, budjetointiprosessi vastaa kysymykseen “miten mitataan”. Budjetointiprosessin suunnitteluvaiheessa päätetään, minkälainen budjetti tehdään ja milloin. Tässä kohtaa olisi hyvä myös määritellä, ketkä kaikki budjetointiin osallistuvat. Budjetti voidaan tehdä vuodeksi tai lyhyemmäksi ajanjaksoksi. Budjetti on staattinen, ja siksi sitä tulisikin jatkuvasti tarkkailla ja päivittää rullaavan ennusteen avulla. Rullaava ennustaminen mahdollistaa poikkeamien havaitsemisen ajoissa ja reagoinnin muutoksiin. Jos budjetti tehdään projektiluontoisesti ja jätetään sitten pölyttymään budjettikauden kalkkiviivoille asti, on suuri riski, että muutoksiin ei reagoida ajoissa ja jäädään kauas tavoitteista. 

Toinen budjetointiprosessin vaaranpaikka on se, että budjetin ja strategian välinen yhteys puuttuu tai ei ole tarpeeksi vahva. Tällöin budjetointiprosessissa huomioidaan helposti vain lyhyen tähtäimen tavoitteita, joskus jopa pitkän tähtäimen tavoitteiden ja strategian toteutumisen kustannuksella. Tämän takia on tärkeää, että budjetointiprosessi ei ole pienen kuppikunnan vastuulla, vaan se jalkautetaan läpi yrityksen. Henkilöstön sitouttaminen budjetointiprosessiin saattaa ensi alkuun kuulostaa raskaalta ja aikaa vievältä. Nykyään on kuitenkin olemassa erilaisia ratkaisuja, jotka virtaviivaistavat budjetointia ja taloussuunnittelua sekä helpottavat henkilöstön osallistamista.

Nykyaikaiset taloussuunnittelun ratkaisut tehostavat budjetointiprosessia

Budjetti asettaa yrityksen toiminnalle taloudelliset raamit ja on siksi yksi tärkeimmistä talousjohtamisen työkaluista. Vaikka budjetointiin sisältyy monia eri vaiheita ja ihmisiä, sen voi hoitaa kevyesti ja tehokkaasti nykyaikaisilla taloussuunnittelun ratkaisuilla. Pohdit ehkä, että edellyttävätkö ulkopuoliselta palveluntarjoajalta tulevat taloussuunnittelun ratkaisut budjetointijärjestelmän ja budjetointiprosessin sovittelua yhteen muottiin. Aiemmin budjettitaulukoiden muokkaus yrityskohtaiseksi saattoi olla jähmeää, mutta nykyaikaisissa ratkaisuissa tämä huoli on turha. 

Modernit taloussuunnittelun ratkaisut ovat yhtä joustavia kuin budjetti Excelissä – Exceliä voikin usein käyttää niissä budjetoinnin pohjana. Eli jos Excel on sinulle tuttu ja turvallinen budjetointitapa, niin voit jatkaa sen käyttöä myös taloussuunnittelun ratkaisuissa, joissa Excel on pilviratkaisun pohjana. Vaikka budjetointi siirtyy pilveen, se ei ole one size fits all -ratkaisu, vaan joustavasti muokattavissa kunkin yrityksen tarpeisiin. 

konsernitilinpäätös data

Budjetointi ja taloussuunnittelu, jotka takaavat datan luotettavuuden ja mahdollistavat paremmat päätökset

Nykyaikaisissa taloussuunnittelun ratkaisuissa on lukuisia hyötyjä verrattuna budjetointiin Excelissä. Kun budjetointi tapahtuu manuaalisesti Excel-dokumentissa, sinne lipsahtaa helposti virheitä. Jos monet ihmiset päivittävät samaa Exceliä, todennäköisyys human erroriin kasvaa entisestään. Yhteisesti käytetyissä Exceleissä on myös se riski, että datan yhtenäisyys kärsii, kun budjettiversioiden määrä kasvaa. Voi olla epäselvää, kuka on tehnyt taulukkoon muutoksia ja milloin, tai mikä versio ylipäätänsä on se ajankohtainen. Tähän kun vielä lisätään Exceleiden lähetys sähköpostien liitteenä, on sekaannus lähes taattu. Näitä vaaranpaikkoja ei ole pilvipohjaisissa budjettiratkaisuissa, jossa kaikki pääsevät muokkaamaan yhtä ja samaa ajantasaista budjettia todennettavasti omilla tunnuksillaan.

Modernit budjetoinnin ja taloussuunnittelun ratkaisut mahdollistavat myös budjetointiprosessin osien automatisoinnin sekä tehtävien jakamisen ja aikatauluttamisen. Budjetointiprosessista tulee tehokas ja kaikki hoituu ajallaan. Myös raportointi on yksi nykyaikaisten taloussuunnittelun ratkaisujen eduista Exceliin verrattuna. Kun manuaalinen työ ja metatyö vähenee, aikaa analysointiin jää enemmän. Lisäksi tulosten raportointi on mielekästä, kun datan voi esittää visualisoidussa muodossa itse valitsemallaan parametreilla ja ajanjaksoilla. 

Kiinnostaako sinua joustava ja tehokas pilvipohjainen ratkaisu, joka tekee budjetointiprosessistasi ketterän?