Lappian suuri organisaatiomullistus

ja kuinka FPM loihti monimutkaisen helpoksi

 

Kun Ammattiopisto Lappian organisaatioon tuli suuria muutoksia, edessä oli vaativa FPM-päivitysprojekti. Ponnistuksen tuloksena syntyi uraauurtava, pitkälle automatisoitu raportointijärjestelmä.

Lappian suuri organisaatiomullistus

ja kuinka FPM loihti monimutkaisen helpoksi

FPM on ollut Ammattiopisto Lappialla käytössä vuodesta 2011 asti, mutta Clausionin taloussuunnittelutuotteiden kanssa taivalta on takana kaiken kaikkiaan jo yli 20 vuotta.

”FPM:n edeltäjät Target ja Business Planning olivat meillä hyväksi havaittuja ohjelmia, joten päivitys FPM:ään oli luonteva valinta”, Lappian Controller Marianne Sadinmaa kertoo.

Vuosi 2018 puhalsi Lappialle uusia tuulia organisaatiomuutoksen ja ammatillisen koulutuksen uudistuksen muodossa. Lappian ulkoinen ja sisäinen laskenta järjestettiin uudelleen, ja FPM:n yksikkörakenne täytyi suunnitella kokonaan uudestaan.

Organisaation suunnittelu alusta asti oli pitkä prosessi, ja monimutkainen toteutus vaati paljon työtä. Tärkeässä roolissa projektissa oli Clausionin konsultti, joka auttoi ideoimalla hyviä ratkaisuja. Rakenne räätälöitiin täysin Lappian tarpeisiin – millään muulla koulutuksen järjestäjällä ei ole samanlaista organisaatiorakennetta.

Välillä projektin eteneminen oli sujuvaa, mutta matkan varrella törmättiin myös haasteisiin ja jouduttiin ottamaan takapakkia. Maali saavutettiin kuitenkin lopulta kiitettävin tuloksin. Aikaiseksi saatiin helppo ratkaisu ja selkeä rakenne.

”Tällä hetkellä saamme eksaktisti juuri tavoitellun tason tiedon organisaatiorakenteen mukaan”, Lappian talousjohtaja Juha Kallo kertoo.

Vaikka kehityshanke vaati paljon työtä, järjestelmä alkoi toisaalta myös palvella nopeasti.

”Kun kehitys aloitettiin nollasta helmikuussa, relevantteja toteumatietoja saatiin järjestelmästä yksikkötasolla uuden organisaation mukaan ulos jo toukokuussa”, Kallo muistelee.

Uraauurtava ratkaisu

Organisaatiouudistukseen liittyvän FPM-kehityshankkeen osana Lappia haki helpotusta myös Opetushallitukselle tehtävään raportointiin.

Opetushallitus tekee vuosittain laajan kustannuskyselyn, joka edellyttää toimittamaan tietoja valtionosuusjärjestelmän kustannuksista ja tuloista. Tiedot tallennetaan Opetushallituksen tallennusjärjestelmään omalla lomakkeistolla. Lappialla on täytettävänään 26 seurantaryhmätasoista lomaketta ja yksi järjestäjäkohtainen lomake.

Lappian FPM:ään rakennettiin oma hierarkia Opetushallituksen kustannusrakenteen pohjalle eli kustannuskyselyn mukainen yksikkörakenne. Yhteistyössä Clausionin konsultin kanssa toteutettiin lomakkeiden mukaiset rivikohtaiset tiedot, jotta tiedot saadaan vietyä suoraan tietyiltä tileiltä tai tilikombinaatioilta kustannuspaikkarakenteesta oikeaan kohtaan lomakkeella ja lomakkeet saadaan ajettua ulos paperille asti.

FPM on helpottanut aikaisempaa Excelin pyöritystä ja vähentänyt huomattavasti manuaalista työtä.

”Voi sanoa, että tältä osin tämä toteutus on uraauurtava. Näin automatisoitua rakennetta ei varmasti ole aikaisemmin tehty”, Kallo toteaa.

Tarkkuutta taloussuunnitteluun

Lappialla ollaan tyytyväisiä uuteen, monitasoiseen FPM-järjestelmään. Perusorganisaatiorakenteesta voidaan nyt tuottaa tietoa eri toimijoille eri tarpeisiin sisäisesti, ja lisäksi perusrakenteen päälle rakennetulla kustomoinnilla saadaan raportoitua tiedot ulos Opetushallitukselle.

FPM-loppukäyttäjiä Lappialla on noin 40 ja pääkäyttäjiä 3. Monelle FPM on tuttu jo pitkältä ajalta, mutta uudetkin käyttäjät ovat oppineet nopeasti käyttämään helppokäyttöistä järjestelmää. Järjestelmä on tuonut myös oleellisia parannuksia taloussuunnitteluun, kun sisäisiä prosesseja on sen myötä saatu tehostettua.

”Talousarviot ja budjetit osuvat nyt varsin tarkasti kohdalleen, kun talousarvion valmistelu on pystytty jalkauttamaan yksikkötasolle. Talousarvion valmistelun vaiheistuksen ansiosta pystymme kontrolloimaan työn etenemistä tarkasti. Taloussuunnitelmat valmistuvat ajallaan ja pystymme valvomaan, että työ etenee sovitulla tavalla ja reagoimaan ongelmatilanteisiin nopeasti”, Kallo summaa.

Vaikka FPM palvelee jo nyt hyvin, tarvetta lisäkehityksellekin vielä on. Suunnitelmissa on muun muassa kytkeä talousohjausjärjestelmä ja Opetushallinnon prosessit tiiviimmin yhteen.

Ammattiopisto Lappia

Lapissa toimiva Ammattiopisto Lappia tarjoaa ammatillista koulutusta nuorille ja aikuisille. Lappian toimipisteet sijaitsevat Kemissä, Louella Tervolassa, Muoniossa ja Torniossa.

Ammattiopisto Lappiaa ylläpitää Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia.

Lukuja:

  • noin 3500 nuorta ja aikuista opiskelijaa
  • 330 henkilökuntaa
  • yli 50 perustutkintojen ammattinimikettä
  • noin 80 perus-, ammatti- ja erikoisammattitutkintoa

(Lähde: http://www.lappia.fi/lappia)

Ota meihin yhteyttä ja kysy lisää!

Ole hyvä ja täytä lomake, tai ota yhteyttä suoraan: Viljami Frank (viljami.frank@clausion.com) +358 44 263 7012