Asiakastarina: Ensto

 

Kun konsolidointijärjestelmän vaihtaminen ja raportoinnin tehostaminen tulivat ajankohtaisiksi, Enston valinta oli Clausionin FPM. FPM on ollut tuotantokäytössä vuoden 2018 alusta lähtien ja ensimmäiset käyttäjäkokemukset ovat olleet positiivisia.

Tausta ja lähtökohdat

Vuonna 2016 Enstolla tuli ajankohtaiseksi päivittää konsolidointijärjestelmä, kun käytössä ollut Baswaren GC7 (konsolidointi, FA ja MA-raportointi) ei enää tukenut uusia windows-päivityksiä. GC7 päätettiin korvata uudella järjestelmällä ja samalla haluttiin kehittää sekä automatisoida raportointiprosessia.

Vuoden 2017 alussa kartoitettiin eri järjestelmävaihtoehtoja. Päätös Clausion FPM:ään siirtymisestä tehtiin kevään aikana. Päätöstä edelsivät referenssikäynti sekä sopimusneuvottelut.

Miksi Clausion FPM valittiin?

Clausion FPM oli paras kokonaisratkaisu Enston tarpeisiin:

  • FPM on ajantasainen ja toimiva konsolidointijärjestelmä, jolla voitiin toteuttaa GC7:n toiminnot
    • Toteuma-, budjetti- ja ennusteaineiston konsolidointi
    • Virallinen tilinpäätösraportointi sekä konsolidoitu johdon raportointi
  • FPM mahdollistaa aiempaa tarkemman raportointitason
  • FPM helpottaa analysointia
  • Edeltäjäänsä dynaamisempi ja käyttäjäystävällisempi järjestelmä
  • Tukee useita konsernirakenteita
  • Helppo ylläpitää.

Käytäntö ja käyttökokemukset

Enston FPM-projektin eteneminen

5/2017: Aloituspalaveri
6/2017: Määrittelypäivät, asennukset ja ohjelmistokoulutus
9/2017: Perustietojen luonti: Organisaatio ja kaudet, tilikartan käyttöönotto, syöttöpohjien käyttöönotto
10/2017: Liittymät: historiadatan siirto, tilikonversiot, datan siirto GC7:sta
11/2017: Liittymät: toteuman siirto ERP:stä, toimintotilikonversiot, taseyksiköt, muut erikoiskäsittelyt
2/2018: Käyttöönotto 1.2.2018
6-11/2018: Ennustesyötön toteutus: porautuva syöttöpohja, ennustedatan siirto ERP:stä.

Määrittelyyn vaikuttivat mm. seuraavat tekijät:

  • Kululajipohjaisen tuloslaskelman lisäksi haluttiin raportoida toimintokohtainen tuloslaskelma. Toteutustapavaihtoehtoja oli kaksi; dimension tai tilikartan avulla. Enstossa päädyttiin tilikarttapohjaiseen ratkaisuun.
  • Konsernissa on käytössä useita lähdejärjestelmiä. Datan automaattisiirron osalta päätettiin, että siirtoaineistoa tuotetaan vain globaalista ERP:stä.
  • MA-raportoinnissa ja hierarkioissa huomioitiin business-yksikkökohtainen raportointi sekä muu liiketoimintaa tukeva raportointi.

Toimintokohtaisuuden takia liittymään rakennettiin joitakin erikoiskäsittelyjä. Siirtoaineistoon luotiin mm. lisäkenttiä aineiston eheyden säilyttämiseksi. Liittymän toteutus ja datan siirto saatiin lopulta toimimaan hyvin.

FPM-projektin lisäksi konsernissa oli samaan aikaan meneillään isoja ERP-muutosia, jotka aiheuttivat haasteita liittymätestaukseen sekä lisäjännitystä käyttöönottoon. Siirtoaineiston käyttöönotossa huomioitiin uusien yhtiöiden lisäykset sekä konversiotaulujen päivitykset siten, että ne ovat tulevaisuudessa Enston itse muokattavissa.

Raporttien ja manuaalisyöttöpohjien osalta FPM-ympäristö on melko suoraviivainen.

Globaalissa FPM:n käyttöönotossa hyödynnettiin Skype-kokouksia ja kirjallisia ohjeita.

Kokemukset

Ensto kokee, että FPM-projekti sujui hyvin, vaikka samanaikaisesti tehtiin suuria ERP-muutoksia. Käyttäjäkokemuskyselyn (5/2018) mukaan palaute FPM:stä järjestelmänä oli pääasiassa positiivista.

Projektin aikana suunniteltuun sisältöön tuli vain pieniä muutoksia ja lisätöitä. Suurimmat muutokset johtuivat ERP-implementoinnin aiheuttamasta aikaviiveestä liittymätestaukseen. Yksi projektin merkittävimmistä riskeistä oli liittymäaineiston eheys ja saatavuus: ERP-implementoinnin takia testattavaa aineistoa ei yksinkertaisesti ollut alkuperäiseen aikatauluun saatavilla.

Ensimmäisessä raportoinnissa oli jonkin verran haasteita johtuen pääosin lähdedatasta ja toimintatapojen muutoksesta, ei itse ohjelmasta. Käyttäjäkokemuskyselyn mukaan suurin haaste käyttäjille oli raportointiprosessin muutos eli tarkemman tason raportointi, kun lähdejärjestelmät eivät kaikilla yhtiöillä tue toivotun tason raportointia.

 

Tavoitteet ja tulevaisuus

Näin Enston FPM-projekti jatkui ja jatkuu

  • 1. ennustekierros automaattisiirrolla 10/2018
  • 1. tilinpäätös 12/2018
  • Syöttöprosessin tehostaminen ja uusien siirtoyhtiöiden käyttöönotto
  • Dynamic Reporting (DR) -Excel-työkalun laajempi hyödyntäminen
  • 1. version päivitys keväällä 2019

Enstossa sisäisiä koulutuksia jatketaan tasaisin väliajoin ja uusi käyttäjäkokemuskysely tehdään tilinpäätösprosessin jälkeen vuonna 2019.

Oppi & vinkit

  • Tarjous- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa punaisena lankana pitää ajatus ”mihin tarkoitukseen järjestelmää käytetään”. Tarkka suunnittelu kannattaa muutenkin: Enston projekti pysyi kustannusarvioissa ja arvioitu projektityömäärä jopa alittui.
  • Jos aikataulu ja henkilöstöresurssit ovat tiukat, yllättävät poissaolot voivat vaikuttaa merkittävästi projektin edistymiseen. Enston FPM-projektissa samat henkilöt pysyivät mukana projektissa koko sen ajan.
  • Päällekkäiset järjestelmäprojektit (esim. ERP-muutokset) aiheuttavat haastetta liittymätestaukseen. Ensto-konsernissa tapahtui huomattava määrä merkittäviä muutoksia järjestelmämielessä samaan aikaan, mutta suurilta yllätyksiltä vältyttiin ja jatkuva raportointi on saatu hoidettua kunnialla heti käyttöönotosta lähtien.

Käytäntö ja käyttökokemukset

Enston FPM-projektin eteneminen

5/2017: Aloituspalaveri
6/2017: Määrittelypäivät, asennukset ja ohjelmistokoulutus
9/2017: Perustietojen luonti: Organisaatio ja kaudet, tilikartan käyttöönotto, syöttöpohjien käyttöönotto
10/2017: Liittymät: historiadatan siirto, tilikonversiot, datan siirto GC7:sta
11/2017: Liittymät: toteuman siirto ERP:stä, toimintotilikonversiot, taseyksiköt, muut erikoiskäsittelyt
2/2018: Käyttöönotto 1.2.2018
6-11/2018: Ennustesyötön toteutus: porautuva syöttöpohja, ennustedatan siirto ERP:stä.

Määrittelyyn vaikuttivat mm. seuraavat tekijät:

  • Kululajipohjaisen tuloslaskelman lisäksi haluttiin raportoida toimintokohtainen tuloslaskelma. Toteutustapavaihtoehtoja oli kaksi; dimension tai tilikartan avulla. Enstossa päädyttiin tilikarttapohjaiseen ratkaisuun.
  • Konsernissa on käytössä useita lähdejärjestelmiä. Datan automaattisiirron osalta päätettiin, että siirtoaineistoa tuotetaan vain globaalista ERP:stä.
  • MA-raportoinnissa ja hierarkioissa huomioitiin business-yksikkökohtainen raportointi sekä muu liiketoimintaa tukeva raportointi.

Toimintokohtaisuuden takia liittymään rakennettiin joitakin erikoiskäsittelyjä. Siirtoaineistoon luotiin mm. lisäkenttiä aineiston eheyden säilyttämiseksi. Liittymän toteutus ja datan siirto saatiin lopulta toimimaan hyvin.

FPM-projektin lisäksi konsernissa oli samaan aikaan meneillään isoja ERP-muutosia, jotka aiheuttivat haasteita liittymätestaukseen sekä lisäjännitystä käyttöönottoon. Siirtoaineiston käyttöönotossa huomioitiin uusien yhtiöiden lisäykset sekä konversiotaulujen päivitykset siten, että ne ovat tulevaisuudessa Enston itse muokattavissa.

Raporttien ja manuaalisyöttöpohjien osalta FPM-ympäristö on melko suoraviivainen.

Globaalissa FPM:n käyttöönotossa hyödynnettiin Skype-kokouksia ja kirjallisia ohjeita.

Kokemukset

Ensto kokee, että FPM-projekti sujui hyvin, vaikka samanaikaisesti tehtiin suuria ERP-muutoksia. Käyttäjäkokemuskyselyn (5/2018) mukaan palaute FPM:stä järjestelmänä oli pääasiassa positiivista.

Projektin aikana suunniteltuun sisältöön tuli vain pieniä muutoksia ja lisätöitä. Suurimmat muutokset johtuivat ERP-implementoinnin aiheuttamasta aikaviiveestä liittymätestaukseen. Yksi projektin merkittävimmistä riskeistä oli liittymäaineiston eheys ja saatavuus: ERP-implementoinnin takia testattavaa aineistoa ei yksinkertaisesti ollut alkuperäiseen aikatauluun saatavilla.

Ensimmäisessä raportoinnissa oli jonkin verran haasteita johtuen pääosin lähdedatasta ja toimintatapojen muutoksesta, ei itse ohjelmasta. Käyttäjäkokemuskyselyn mukaan suurin haaste käyttäjille oli raportointiprosessin muutos eli tarkemman tason raportointi, kun lähdejärjestelmät eivät kaikilla yhtiöillä tue toivotun tason raportointia.

 

Tavoitteet ja tulevaisuus

Näin Enston FPM-projekti jatkui ja jatkuu

  • 1. ennustekierros automaattisiirrolla 10/2018
  • 1. tilinpäätös 12/2018
  • Syöttöprosessin tehostaminen ja uusien siirtoyhtiöiden käyttöönotto
  • Dynamic Reporting (DR) -Excel-työkalun laajempi hyödyntäminen
  • 1. version päivitys keväällä 2019

Enstossa sisäisiä koulutuksia jatketaan tasaisin väliajoin ja uusi käyttäjäkokemuskysely tehdään tilinpäätösprosessin jälkeen vuonna 2019.

Oppi & vinkit

  • Tarjous- ja suunnitteluvaiheessa kannattaa punaisena lankana pitää ajatus ”mihin tarkoitukseen järjestelmää käytetään”. Tarkka suunnittelu kannattaa muutenkin: Enston projekti pysyi kustannusarvioissa ja arvioitu projektityömäärä jopa alittui.
  • Jos aikataulu ja henkilöstöresurssit ovat tiukat, yllättävät poissaolot voivat vaikuttaa merkittävästi projektin edistymiseen. Enston FPM-projektissa samat henkilöt pysyivät mukana projektissa koko sen ajan.
  • Päällekkäiset järjestelmäprojektit (esim. ERP-muutokset) aiheuttavat haastetta liittymätestaukseen. Ensto-konsernissa tapahtui huomattava määrä merkittäviä muutoksia järjestelmämielessä samaan aikaan, mutta suurilta yllätyksiltä vältyttiin ja jatkuva raportointi on saatu hoidettua kunnialla heti käyttöönotosta lähtien.

Yritysesittely

Ensto on kansainvälinen teknologia- ja perheyritys. Se suunnittelee ja tarjoaa sähköistysratkaisuja, jotka tekevät älykkäistä sähköverkoista, rakennuksista ja liikenteestä entistä turvallisempia, toimivampia, luotettavampia ja tehokkaampia. Ensto työllistää 1 600 ammattilaista Euroopassa, Yhdysvalloissa ja Aasiassa, ja vuonna 2017 sen liikevaihto oli 261 M €.

Enstoon kuuluu 36 legaalia yhtiötä 20 maassa. Osakkuusyhtiöitä on 2, valuuttoja 12, raportoivia konserneja 2 ja raportointiyksikköjä noin 120.

https://www.ensto.com/fi/

 

Tiedot antoi

11/2018

Tiina Ravaska, Group Controller

Ota meihin yhteyttä ja kysy lisää!

Ole hyvä ja täytä lomake, tai ota yhteyttä suoraan: Viljami Frank (viljami.frank@clausion.com) +358 44 263 7012