Sujuvan järjestelmäprojektin askelmerkit

syyskuu 30, 2019 Mia

Kuvittele, että edessäsi on suuri järjestelmäprojekti. Tuntuuko niskassa nihkeältä? Painaako vatsanpohjassa inhottava möhkäle? Muistat vielä elävästi edellisen projektin – sen, jossa kaikki mahdollinen ja mahdotonkin meni pieleen. Aikataulut ja budjetit paukkuivat niin että korvissa soi, ja ovi kävi siihen tahtiin, ettei tiimissä tainnut olla projektin lopussa yhtään alkuperäistä osallistujaa.

Kun projekti vihdoin saatiin päätökseen, käsissä oli järjestelmä, joka teki… jotain. Et itse asiassa ole ihan varma, pääsittekö koskaan yhteisymmärrykseen siitä, mitä sen olisi pitänyt tehdä. Projektin aikana vannoitte, että seuraava projekti hoidetaan paremmin – opitaan virheistä! Tulivathan ne virheet kirjattua ylös? Muistittehan käydä yhdessä perusteellisesti läpi, mitä seuraavalla kerralla tehdään toisin?

Suuret järjestelmäprojektit eivät ole koskaan helppoja, eikä tämäkään kirjoitus tarjoa ennennäkemättömiä kikkakolmosia, joilla taiot seuraavan projektisi täysin ongelmattomaksi. Vaikka sujuvan järjestelmäprojektin edellytykset ovat maalaisjärjellä ymmärrettävissä, jostain syystä ne jäävät kuitenkin usein toteutumatta. On kiire, on sitä, tätä ja tuota.

Projektipäällikkömme Anja ja Noora listasivat joitakin yleisiä haasteita ja perusasioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, jos haluat mahdollisimman hyvät lähtökohdat seuraavaan projektiisi. Näitä naisia kannattaa uskoa. Ovat nähneet paljon ja tietävät, mistä puhuvat.

1. Oikeat henkilöt projektitiimiin

Projektin onnistumisen ja halutun lopputuloksen kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että oikeat henkilöt osallistuvat projektiin. Saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta on usein käytännössä kaikkea muuta kuin.

Edellytykseksi projektitiimiin mukaan ottamiselle ei saisi riittää, että Mirjalla on aikaa. Mirjalla täytyy olla myös osaamista oleellisista asioista sekä motivaatiota ja halukkuutta sitoutua projektiin. Varsinkin suunnitteluvaihe vaatii paljon ymmärrystä käsiteltävistä asioista. Projektissa tarvitaan henkilöitä, jotka tuntevat asian, tietävät mitä haluavat ja ottavat vastuuta.

Järjestelmän toimittajan projektipäällikkö huolehtii toimittajan projektitiimin toiminnasta ja projektin etenemisestä, mutta ei voi päättää teidän asioistanne. Siksi on tärkeää, että asiakkaalla on oma projektipäällikkö, joka ottaa vastuun omasta tiimistä ja huolehtii, että sovitut asiat tulevat tehtyä ja kommunikaatio pelaa myös sisäisesti.

Projektitiimiä ei kannata kasvattaa liian isoksi, mutta on hyvä huomioida henkilöt, jotka tulevat käyttämään järjestelmää. Kysymällä käyttäjien näkemyksiä ja mielipiteitä varmistatte, että lopputulos todella palvelee organisaatiotanne parhaalla mahdollisella tavalla. Samalla saatte taklattua mahdollista muutosvastarintaa, jota uuden järjestelmän käyttöönotossa saattaa esiintyä. Kun käyttäjiä on kuunneltu ja he ovat saaneet vaikuttaa, uusi järjestelmä ei tule väkisin annettuna.

2. Riittävästi aikaa tekemiseen

Projektitiimiläisten osallistumiselle ja sitoutumiselle on myös annettava mahdollisuus. Vaikka Maija olisi motivoitunut ja tuntisi asian, Maijasta ei ole hyötyä, jos hänellä ei ole aikaa osallistua projektiin. Iso järjestelmäprojekti ei hoidu siinä sivussa oman toimen ohella, vaan vaatii omaa aikaa. Ensimmäisen aika-arvion tuplaaminen ei usein ole lainkaan liioittelua.

Toki järjestelmän toimittajakin voi tehdä paljon asioita puolestanne, mutta a) se maksaa lisää ja b) asioiden tekeminen ja opettelu on edessä joka tapauksessa. Ei ole järkevää jättää projektin aikana kaikkea toimittajan tehtäväksi, koska loppujen lopuksi te tulette käyttämään järjestelmää. Mitä enemmän opitte jo projektin aikana, sitä helpompaa järjestelmän käytön aloitus tulee olemaan. Pystytte myös jatkossa olemaan itsenäisempiä, kun perusasioihin ei tarvitse kysyä apua järjestelmän toimittajalta.

3. Valmistautuminen

Valmistautuminen etukäteen auttaa hallitsemaan ajankäyttöä projektin aikana.

Valmistautumisen ei tarvitse kestää viikkoja tai edes päiviä – tarvitsette ehkä vain pari tehokasta palaveria, joissa asiat ja vastuut käydään läpi, niin että kaikki ovat samalla kartalla. Näin vältytään tilanteilta, joissa osa projektitiimiläisistä kuulee muille selvistä asioista ensimmäistä kertaa kesken projektin. Muutosvastarintamallakin asiat kannattaa käydä läpi ajoissa, jotta epäselvyydet ja köydenvedot eivät hankaloita tekemistä projektivaiheessa.

Erityisen tärkeää valmistautuminen on silloin, kun nykyiseen prosessiin tai ympäristöön halutaan tehdä oleellisia uudistuksia. Järjestelmän toimittaja voi auttaa miettimään erilaisia vaihtoehtoja ja parhaita käytäntöjä, kunhan olette pohtineet, mitä haluatte. Toki esimerkiksi prosessien suunnitteluun voidaan järjestää yhteinen workshop heti projektin alkuun ennen varsinaista ratkaisumäärittelyä. Tavoite on syytä olla mahdollisimman kirkkaana mielessä ennen kuin ryhdytään tekemään konkreettisia määrityksiä.

Projekteissa tulee toki aina yllätyksiä, joihin ei voi vaikuttaa (esimerkiksi oleellinen henkilö saattaa yllättäen lähteä yrityksestä), mutta valmistautuminen tekee odottamattomienkin muutosten käsittelystä helpompaa.

4. Realistinen aikataulu

Projektin aikatauluja ei kannata lyödä lukkoon liian aikaisin.

Alkuinnostuksessa aikataulusuunnitelmia saatetaan tehdä jo hyvin aikaisessa vaiheessa, kun järjestelmän hankintaprosessi on vasta aluillaan. Päätöksen tekeminen suuren järjestelmän hankkimisesta on kuitenkin usein kuukausia kestävä prosessi. Kun hankinta on lopulta saatu päätökseen ja projekti voi alkaa, alkuperäisen aikataulun pitäminen saattaa olla käytännössä mahdotonta.

Alkuvaiheen aikatauluhaaveet on siis hyvä muistaa pitää alustavina ja jättää mahdollisuus muutoksille.

5. Yhteishenki, asenne, kommunikaatio

Oikealla asenteella, hyvällä yhteishengellä ja avoimella kommunikaatiolla pääsee pitkälle järjestelmäprojektissakin.

Hyvällä yhteishengellä vaikeuksista selvitään helpommin ja tekeminen on kivaa. Positiivisella asenteella tiukat paikat kääntyvät yhteisiksi voitoiksi – hei me selätettiin tämäkin! Projektitiimiä valittaessa kannattaa pitää mielessä, että henkilökemia ei ole lainkaan vähäpätöinen asia projektin onnistumisen kannalta. Vaikka puikoissa olisi kaksi oman työnsä rautaista ammattilaista, joskus yhteistyö ei vain ota sujuakseen. Silloin on parempi vaihtaa tekijöitä kuin yrittää väkisin.

Rehellisellä ja avoimella palautteella autatte myös järjestelmätoimittajaa kehittämään omaan toimintaansa. Aidosti avoin ja rehellinen kommunikaatio koetaan usein haasteelliseksi, mutta onnistuneen projektin kannalta sen merkitystä ei voi korostaa liikaa. Myös vaikeista asioista täytyy pystyä puhumaan – miten korjata ongelma, jonka olemassa olosta ei tiedä? Hankalista asioista kommunikoiminen ei ole ylitsepääsemättömän vaikeaa, kun käyttää vähän aikaa sen miettimiseen, miten asian esittää, ja muistaa keskittyä asioihin ja välttää ihmisten osoittelua.

 

Täysin ongelmatonta suuresta järjestelmäprojektista tuskin on mahdollista saada, mutta pienellä panostuksella perusasioihin seuraava projektinne voi olla helpompi. Järjestelmätoimittajan projektipäälliköiden kokemusta kannattaa hyödyntää, sillä heillä on paljon kokemusta erilaisista projekteista ja hyviä vinkkejä jaettavaksi käyttöön.

Ota yhteyttä

Sivustolla käytetään evästeitä. Jatkamalla sivuston käyttöä hyväksyt evästeiden käytön.   Lue lisää