Kolikoita lasipurkissa budjetti 2022

Rullaavat ennustajat ehtivät myös syyslomalle

Syksy – tuo budjetoinnin kultainen ajanjakso, jolloin yrityksen johto kerääntyy pohtimaan, kuinka paljon tulevana vuotena halutaan panostaa tuotekehitykseen, palkkoihin, koulutukseen, markkinointiin jne. Sekä tietysti arvioimaan, kuinka paljon yritys itse odottaa myyvänsä.

Talousosastolle syksy on aika, jolloin edellisen vuoden budjettipohja kaivetaan naftaliinista, kerrotaan x:llä, painetaan Tallenna ja lähetetään muulle johdolle sähköpostin liitteenä. Eli suomeksi: tehdään jo aiemmin ”hyväksi havaittu” hiharavistus. Oikeasti tuo edellä mainittu budjetti on talousseurannassa yhtä hyödyllinen kuin veneen äyskäri. Se on pakko pitää veneessä mukana, mutta tosi paikan tullen tuskin pelastaa ketään.

Budjetoinnissa sellaisenaan ja yksinään tehtynä on muutama perustavanlaatuinen ongelma.

Minun vs. meidän rahat:
Olet vääntänyt edellisenä syksynä oman osastosi budjettia hiki hatussa. Olet perunut syyslomaviikon perheesi kanssa Kanarialla, koska #budjetointikausi. Seuraavana vuonna sinun yksikkösi on suoriutunut odotettua paremmin ja rahaa viivan alle on jäänyt kivasti. Miten reagoit?
A) Hyvä, että säästyi (paha vain, että tämä huomataan ja ensi vuonna käytettävissä on entistä vähemmän).
B) Keksit äkkiä litanian lisäkohteita, joihin hassata ylimääräiset eurot. Ihan vain senkin takia, että saat ensi vuonna ainakin saman verran käytettäväksi.
C) Toisella osastolla olisi tarve ylimääräisille euroille, mutta nämähän olivat meille korvamerkittyjä.

Usein jämähdetään katsomaan vain oman osaston lukuja ja pyritään siihen, että omat tavoitteet saadaan maaliin. Näkymää konsernitasolle ei ole, eikä sillä ole merkitystä. Kunhan vain omalla osastolla menee hyvin, niin mitä väliä miten naapuriosastolla kulkee? Tämä ajattelutapa johtaa pahimmillaan yrityksen siiloutumiseen.

Budjetti on staattinen:
Kuka olisi arvannut tammikuussa 2020, että ennen kun sama kvartaali päättyy, Suomi suljetaan? Emme mekään. Toisaalta kuka olisi uskonut, että notkahduksen jälkeen talous lähtee kasvamaan niin kovaa, että vaikkapa talorakentajat ottavat mieluummin sopimussakkoja maksettavakseen, koska materiaaleista on huutava pula ja tarjolla on vain ”eioota”. Maailma muuttuu ja tilanteet elävät jatkuvasti, eikä tämän huomaamiseen tarvita koronan kaltaista kriisiä. Kerran vuodessa tehty budjetti saattaa olla vanhentunut ennen kuin huomaatkaan.

Budjettiin sitouttaminen:
Yrityksen johto ja talousosasto laativat budjetin pienessä piirissä, eikä työntekijöillä ole aavistustakaan sen suuntaviivoista. Jokaisen olisi varmasti helpompi sitoutua yhteisiin taloudellisiin tavoitteisiin, kun ne ovat selkeät, ajantasaiset ja läpinäkyvät läpi organisaation.

Mikä sitten avuksi?

Talouden jatkuva ennustaminen siivittää yrityksesi menestykseen

Ilman aiemmin mainittua äyskäriä ei vesille kuitenkaan ole asiaa. Toisin sanoen, ei budjetti täysin hyödytön ole. Budjetti on huolella tehty pohja, joka asettaa suuntaviivat tulevalle vuodelle. Toimialasta riippuen talousarvion tekemiseen tai budjetointiseurantaan jopa velvoitetaan. Avain onnistumiseen on talouden jatkuvassa ennustamisessa. Budjetin laatiminen on työlästä, ja joku saattaa erehtyä ajattelemaan, että kun aletaan tekemään rullaavaa ennustamista, työmäärä moninkertaistuu. Tämän vuoksi onkin oleellista ymmärtää, että ennustaminen ei suinkaan ole budjetin muuttamista, vaan ne yritykset, jotka tekivät jo 2020 rullaavaa ennustetta, pystyivät tekemään uuden ennustekierroksen helposti ja osana jo olemassa olevia prosessejaan.

Rullaava ennustaminen mahdollistaa yrityksen johdolle tarkan näkemyksen lähitulevaisuudesta, jonka perusteella pelimerkkejä voidaan muuttaa tarvittavaan suuntaan ajasta ja paikasta riippumatta. Kun erot budjetin ja ennusteen välillä ovat pieniä, voidaan edetä alkuperäisen suunnitelman mukaan. Mikäli erot taas alkavat vaikuttaa suurilta, tulee yritysjohdon analysoida tilanne ja tehdä korjaavat muutokset ja toimenpiteet. Rullaavassa ennustamisessa ei takerruta tilikausiin, vaan ennusteeksi määritelty jakso ominaisuutensa mukaisesti rullaa eteenpäin, kunnes päätyy toteumaksi. Rullaava ennustaminen voidaan ottaa käyttöön tutuista tulos- ja tase-ennusteista aina kassavirtaennustamiseen saakka. Mikä parasta, rullaava ennustaminen takaa, että läpinäkyvyys säilyy, jolloin koko organisaation on helpompi puhaltaa yhteen hiileen.

Laitetaan talouden rattaat rullaamaan, niin ehkä tänä vuonna syysloma Kanarialla voisi toteutua.

Haluatko tehdä talouden ennustamista systemaattisemmin?