laptop with data

Mitä yritysjohto odottaa raportoinnilta – lue viisi vinkkiä raportoinnissa onnistumiseen!

Raportointia voidaan lähestyä monesta eri vinkkelistä. Järjestelmätoimittajat ovat kiinnostuneita raportointityökaluista ja raportoinnin teknisestä kulmasta kuten erilaisista tietomalleista. Web-kehittäjät ja koodarit saattavat pohtia ensisijaisesti raporttia prosessina: miten data virtaa vasemmalta oikealle? Mitä tunnuslukuja haluamme tutkailla? Analyytikot keskittyvät siihen mitä raportin data kertoo ja mitä voimme tulkita raportista? Mitä johtopäätöksiä voimme siitä vetää? Tässä kirjoituksessa raportointia lähestytään vielä askeleen korkeammalta tasolta – nimittäin tarpeen näkökulmasta. Mitkä ovat yrityksen tarpeet raportoinnille? Mitä erityisesti yritysjohto toivoo ja odottaa raportoinnilta? Ota vinkit talteen tehostaaksesi yrityksen raportointikäytäntöjä. 

  1. Tuo johdon raportointiin strategista näkemystä

Raportoinnin ei tulisi koskaan olla itsetarkoitus. Ennen jokaisen raportin laatimista sinun tulisikin kysyä itseltäsi: mitä olen raportoimassa ja miksi? Mitä hyötyä minä, tiimini tai organisaationi tästä raportista saa? Ja ennen kaikkea: sisältääkö raportti strategisen näkökulman? Strategia ohjaa yrityksen päätöksentekoa ja toimintaa, joten jokaisen raportin tulisi siis sisältää strategian kannalta merkittäviä asioita. Tämä kuulostaa itsestäänselvältä, mutta valitettavan usein törmää raportteihin, jotka ovat kaukana strategialinjasta. 

Mitä jos huomaat, että sinun raporttisi ja yrityksen strategia elävät täysin omaa elämäänsä? Tällöin on syytä pohtia, että onko strategiassa jotain mitä pitäisi korjata. Toinen – paljon todennäköisempi – vaihtoehto on se, että raporttisi on lähtenyt rämettymään. Toisin sanoen raporttiin on vuosien saatossa lisätty uusia tunnuslukuja ja elementtejä, mutta mitään ei olla karsittu pois. Sivumäärä on kasvanut holtittomasti. Raportti ei enää pohjaudu strategiaan, vaan se on sekalainen soppa kaikkea mahdollista. Raportti on vaikealukuinen – ja mikä pahinta – sen arvo työvälineenä ja päätöksenteon tukena on romahtanut. 

  1. Kohdista raportoinnissa katse tulevaisuuteen

Sen lisäksi, että raportoinnin tulisi mukailla strategialinjaa sen tulisi olla tulevaisuusorientoitunut. Ideaalitilanteessa raportissa tuotetaan tietoa, jonka avulla voidaan tulevaisuudessa tehdä parempia päätöksiä. Sen sijaan, että raportoidaan menneitä tapahtumia ja nykyhetkeä, tulisi raportoinnin fokuksen olla tulevaisuuden ennustamisessa. Ennusteita voidaan tuottaa kahdella tavalla: matemaattisilla algoritmeilla tai päätöksentekoon pohjautuen – eli kansankielellä hihan ravistuksella. Oli tapa kumpi tahansa, on raportin parametreiksi tärkeää löytää mahdollisimman konkreettisia asioita. Etsiä pienimpiä yksittäisiä ajureita, jotka vaikuttavat loppusummaan – ei loppusummaa itsessään. Yksittäisiä ajureita, kuten lämpötilaa, on helpompi ennustaa kuin jäätelön menekkiä. 

Ennustamalla pyritään myös löytämään markkinoilta hiljaisia signaaleja ja reagoimaan niihin. Miten tämä tapahtuu? Kun tutkitaan toteumaa, löydetään jatkuvuuksia. Kun toteumaa raportoidaan säännöllisesti, pystytään tunnistamaan trendi. Ja kun trendi on tiedossa, voidaan nähdä poikkeamia – ja nämä kertovat liiketoiminnasta. Sitten on aika pohtia, mikä tai mitkä asiat ovat luoneet poikkeaman. Onko poikkeama sattumanvarainen vai jatkuvasti toistuva? Pystyykö yrityksesi jotenkin reagoimaan tähän poikkeamaan nyt tai tulevaisuudessa? 

3. Omaksu raporttiisi taloustoimittajamentaliteetti

Yksi raportoijien perisynneistä on rakastua raporttiinsa liikaa. Muista, että raportit eivät elä ikuisesti – ainakaan samassa olomuodossa. Niiden sisällön tulisi jatkuvasti muuttua. Jos huomaat, että raporttisi on hiottu täydellisyyteen, niin se on todennäköisesti jo vanhentunut. Muista siis tarkastella raporttisi sisältöä kriittisesti ja keskittyä raportoinnin kehittämiseen. Toinen raportoinnin sudenkuoppa on raportoida varuilta kaikkea mahdollista. Älä luule, että mitä enemmän dataa yritysjohto saa hyppysiinsä, sitä enemmän he raportista hyötyvät. Koska asia on juuri päinvastoin. Ota raporttiin mukaan vain strategian kannalta merkittäviä, tulevaisuuteen suuntautuvia asioita. Älä laske papuja, vaan pelkästään olennaisia lukuja.

Mieti myös, miten nämä olennaiset luvut esität. Älä läiski raporttiin tunnuslukuja 

pureskelematta niitä lainkaan, vaan ota taloustoimittajamainen ote raportointiin. 

Kuratoi sisältöjä johdon tarpeita silmällä pitäen. Mieti, mitkä asiat voisivat saada johdon lampun syttymään ja keskity niihin. Kuten taloustoimittajan uutiset, myös raportit ovat aina tuoretavaraa. Luvut vanhenevat nopealla sykkeellä, joten ne pitäisi pystyä toimittamaan johdolle viiveettä. Ketteryys on siis valtti. Automatisoi se minkä voit ja keskity näkemyksen tarjoamiseen. Ajattele raporttia ensisijaisesti johdon päätöksenteon välineenä, jolla on aika-arvo. 

4. Punnitse raportin dataa: hinta vs. laatu

Kaikki data on olemassa, mutta kaikella datalla on hintansa. Tieto kilpailijasi katerakenteesta tuotteittain on olemassa, mutta hinta siitä on korkea. Nimittäin linnaan joutuminen. Sen lisäksi, että tämä tieto on hurjan kallista, sen hankkiminen on moraalisesti ja laillisesti väärin. Kaikkea tietoa ei siis luonnollisesti kannata pyrkiä hankkimaan, vaan kysyä itseltään: onko haluamani data olemassa järkevällä hinnalla? Onko tämä data strategian kannalta relevanttia? Auttaako se yrityksen tulevaisuuteen kohdistuvassa päätöksenteossa?

Datalajien lisäksi tulisi pohtia datan tarkkuutta. Sen lisäksi, että nykymaailma on pullollaan dataa, se on siivilöitävissä hiekanmuruiksi. Kaikkea dataa ei kuitenkaan missään nimessä kannata vyöryttää atomitasolle. Se ei ole hedelmällistä, eikä se loppupeleissä välttämättä tuo tarkempaa – tai ainakaan millään tavalla työstettävää – dataa. Mieti, minkä tarkkuuden dataa johto tarvitsee johtopäätösten tekemiseen. Kysy tarvittaessa heidän mielipidettään asiaan. 

5. Muista raportoinnin kultainen sääntö “Less is more”

Vähemmän on enemmän, myös raportoinnissa. Monessa yrityksessä tehdään kuitenkin niin, että jokaista uutta esiin tulevaa asiaa ruvetaan raportoimaan. Mutta mistään vanhasta ei luovuta. Lopputulos on kohtuuttoman kokoiseksi paisunut raporttipaketti, jota kukaan ei lue. Älä päästä omaa raporttiasi rämettymään, vaan tarkastele sen sisältöä kriittisesti. Onko suurin osa datasta tulevaisuuteen suuntautuvaa? Kertooko data jotain strategian toteutumisesta? Jos vastaus on kyllä, se kuuluu raporttiin. Jos ei, poista se. 

Muista johdon raportoinnin kehittämisessä, että paras mahdollinen raportti voi olla yksinkertainen pieni dashboard, josta näkyy yrityksen avaintunnusluvut. Siinä voi olla kuvattuna esimerkiksi viisi yrityksen toiminnan kannalta tärkeintä avainmittaria, joita raportoidaan tietyin aikavälein. Raportista on helposti havaittavissa tavoite ja onko siihen päästy. Se mahdollistaa myös ajallisen vertailun ja tulosten taakse sukeltamisen. Yksinkertainen on kaunista. Yksinkertaisen taustalla näkyy ajatusprosessi ja keskustelu – suuri määrä työtä, joka on saatu tiivistettyä helposti tulkittavaan näkymään.

Raportti on kaukoputki tulevaisuuteen

Onko johdon raportoinnin pääasiallinen tavoite olla visuaalisesti houkutteleva presentaatio, jonka rauhoittava värimaailma saa sykkeen laskemaan? Vai onko johdon raportoinnin ensisijainen tehtävä sittenkin tarjota johdolle niin paljon tietoa, kun vain mitenkään on pystytty raapimaan kasaan? Toivottavasti vastasit molempiin kysymyksiin “ei”. Koska johdon raportoinnin tärkein tehtävä on tarjota päättäjille numeroita, joihin he voivat luottaa. Numeroita, joiden perusteella he pystyvät hetkessä näkemään, ovatko yrityksen tavoitteet ja toiminta keskenään linjassa. Numeroita, joiden pohjalta he pystyvät tekemään hyvin informoituja ja fiksuja päätöksiä yrityksen tulevaisuudesta.