raportin teko ja laskin

Mitä yhteistä on budjetilla ja vessapaperilla?

Olipa kerran eräs 3000 henkeä työllistävä yritys, joka teki kattavan vuosibudjetin. Joka syksy controllerit tyhjensivät SAP:sta toteumadatat Exceleihin viime vuosilta ja tekivät trendejä kustannuskehityksestä tili- sekä kustannuspaikkatasolla. Kun taulukko näytti valmiilta, he ottivat vimmatusti Teams-palavereja kentälle tarkistaakseen faktoja. ”Bottom up” budjetti annettiin johtoryhmälle, joka teki sen uusiksi. Lopuksi hallitus halusi vielä oman versionsa ja taas tehtiin uusiksi.

Ei tarvitse olla ruudinkeksijä ymmärtääkseen, että sekasotku oli valmis. Näin siitä huolellisesti laaditusta budjetista tuli jopa vähemmän arvokas kuin ne vessapaperit, jota hamstrattiin kaupoista koronapandemian alettua. En sano, että budjetti joutaa romukoppaan – päinvastoin. Budjetti antaa suuntaviivat, mutta vaatii rinnalleen työkaluja ja keinoja reagoida muutoksiin nopeasti.

Katse pois peruutuspeilistä – seuraa ennustetta läpi vuoden

Ei tarvita koronan kaltaista kriisiä, että budjetti voi heittää häränpyllyä. Saattaa riittää, että yksi budjetoitu kauppa jää toteutumatta, ja budjetista tulee auttamattomasti vanhentunut. Rullaavasta ennustamisesta on puhuttu jo vuosia, mutta vasta viime aikoina on nähty, että yritykset ovat aidosti alkaneet tekemään sitä. Rullaavassa ennustamisessa ei takerruta kiinni tilikauteen, vaan ennuste rullaa eteenpäin kohti tulevaisuutta – valitulla aikajänteellä.

Pidä mielessä, että vaikka rullaavan ennusteen tekeminen onkin sinulle vain yksi kohta lisää jatkuvien tehtävien to-do -listallesi, se hyödyttää läpi organisaation aivan eri tavalla kuin jähmeät vuosi- tai puolivuotispäivitykset budjettiin. Kun ajat ovat hankalat, yrityksen johto kääntyy tavallistakin useammin CFO:n puoleen ja turvautuu dataan tehdessään päätöksiä yrityksen toiminnasta. Tällöin on kriittisen tärkeää, että tieto on ajantasaista, läpinäkyvää ja ennen kaikkea helposti saatavilla. Rullaava ennustaminen auttaa skenaarioiden laatimisessa, ja sitä kautta ohjaa yrityksen toimintaa ja auttaa liiketoiminnan johtamisessa. Jotta homma toimisi, tulee pitää huolta, että näkymä ja data on kaikille asianosaisille sama, eikä pirstaloituna esimerkiksi useampaan Exceliin tai raportointijärjestelmään.

Mitä hyötyä tästä jatkuvasta puurtamisesta sitten on? Parempi ennustetarkkuus, tulos, kannattavuus ja kassavirta – vain muutama mainitakseni. Mikä parasta, sinun ei tarvitse odottaa seuraavan tilikauden alkuun, vaan voit lähteä liikkeelle heti. Se kannattaa.

Kirjoittaja: Jaakko Laurila

Jaakko Laurila toimii Clausionin myynti- ja markkinointijohtajana. Jaakolla on pitkä kokemus myynnin ennustamisen automaatiotarpeista ja mahdollisuuksista eri kokoisissa organisaatioissa. Tällä hetkellä Jaakon fokuksessa on suomalaisen osaamisen levittäminen Eurooppaan.