Azets:
Monikonserniympäristön haasteet kuriin

Azets:
Monikonserniympäristön haasteet kuriin

Ohjelmistopalveluja sekä taloushallinnon, HR:n, palkanlaskennan ja johtamisen palveluja tarjoava Azets tarvitsi luotettavan järjestelmän monikonserniympäristönsä tarpeisiin. Clausion FPM auttoi myös luomaan sujuvat prosessit ja yhteiset toimintasäännöt.

Excelille korvaaja

Uuden järjestelmän hankinta tuli Azetsilla ajankohtaiseksi vuonna 2016, kun aiemmin käytössä ollut Excel ei enää riittänyt Azetsin asiakasyritysten tarpeisiin.

Azetsin asiakaskunnasta merkittävä osa on nopeasti laajentuvia kasvuyrityksiä ja pääomasijoittajien omistamia yrityksiä.

”Tällaisilla konserneilla on tyypillisesti yritysjärjestelyjä, joiden hallinnoiminen Excelillä oli hankalaa”, Group Reporting -palveluista vastaava Sirpa Haavisto selittää.

Tarvittiin hyvä työkalu korvaamaan Excel.

Haavistolla oli aiempaa kokemusta FPM:n edeltäjästä Group Consolidationista, ja Azetsin asiakasprojekteissa hän oli myös käyttänyt FPM:ää. Valinta oli helppo – FPM tarjosi ratkaisun Excelin puutteisiin, sillä se tukee hyvin muuttuvia tilanteita kuten rakennejärjestelyjen kirjaamista.

”Koska asiakaskunnassamme on useita konserneja, jotka toimivat etenkin Pohjoismaissa ja heillä on käytössä myös muita valuuttoja kuin euro, FPM on hyvä ratkaisu myös valuuttakurssausten kannalta”, Group Accounting Specialist Kristina Segerqvist lisää.

Vakavaa puurtamista pilke silmäkulmassa

Azetsin FPM-ratkaisu sisältää ulkoisen laskennan, toteumakonsolidoinnin sekä FAS- ja IFRS-paketit. Ennustamis- ja budjetointiominaisuudet eivät sisälly ratkaisuun, koska Azetsin monikonserniympäristössä sama ratkaisu on käytössä kaikille asiakkaille eikä asiakaskohtaisia räätälöintejä ole tehty.

Tietojen siirtoa varten Azetsin FPM-järjestelmässä on liittymä kolmeen lähdejärjestelmään: Netvisor, Microsoft Dynamics NAV ja Visma Business. Lisäksi tietoja syötetään jonkin verran käsin.

Azetsin epätyypillinen monikonserniympäristö oli haasteellinen toteuttaa. Tarjolla ei ollut valmista perusratkaisua, vaan ainutlaatuinen ympäristö, joka mahdollistaa sekä FAS- että IFRS-raportoinnin, oli luotava Azetsin erityistarpeiden mukaan.

Erityisesti tietoturvaan ja käyttäjäoikeuksiin kiinnitettiin paljon huomiota.

”Oli tärkeää varmistaa, ettei kukaan käyttäjä näe vahingossa vääriä tietoja”, Haavisto painottaa.

Kiitosta järjestelmän toteutusprojektista saa erityisesti Clausionin asiantunteva konsultti. Vakavaa puurtamista muistettiin myös keventää huumorilla.

”Yhteistyö sujui ja meillä oli hyvä henki. Naurettiin paljon”, Haavisto ja Segerqvist muistelevat.

Yhtenäiset prosessit tärkeitä

FPM on vastannut Azetsin asiakasyritysten tarpeisiin hyvin. Päävastuu järjestelmän käytöstä on Azetsilla, jolla on useita FPM-pääkäyttäjiä. Vastuut on jaettu eri osastojen välille, ja FPM on auttanut luomaan yhtenäiset työtavat ja käytännöt.

”Excelillä konsernitilinpäätöksistä tulee usein tekijänsä näköinen, ja se on myös virhealtis. Monikonserniympäristössä on erityisen tärkeää, että on tietyt toimintasäännöt, joita kaikki noudattavat”, Haavisto sanoo.

Säännöllisissä pääkäyttäjäpalavereissa paitsi sovitaan toimintatavoista, myös kartoitetaan eri asiakkaiden tarpeita. Kehitysehdotukset ja ideat toimitetaan eteenpäin Clausionille.

Kaikilla Azetsin asiakkailla ei ole pääsyä FPM:ään, mutta osa käyttää järjestelmää raportointiin, osa myös tietojen syöttöön. Loppuasiakkaat ovat kokeneet hyödylliseksi esimerkiksi raportoinnin porautumistoiminnon, jolla raportilta pääsee katselemaan tositetason tietoja.

Azets on ollut tyytyväinen FPM-järjestelmäänsä, ja FPM onkin päivitetty uuteen FPM 6.5 ja FAS/IFRS 3.5 -versioon.

Yritysesittely

Azets on Pohjoismaiden johtava taloushallinnon, HR:n ja palkanlaskennan palvelujen ja ohjelmistojen tarjoaja.

  • yli 80 toimipistettä, Suomessa 16
  • yli 3 000 työntekijää
  • yli 20 000 asiakasta
  • Azets-konsernin liikevaihto 257 milj. € (2,4 mrd. NOK)
  • Azets Suomen liikevaihto 60 milj. € vuonna 2017

(Lähde: https://www.azets.fi/yritys/azets/)