Transmeri Elina Haavisto

Transmeri: Parempaa läpinäkyvyyttä

Yli 90-vuotias suomalainen perheyritys Transmeri Group on vuosikymmenten aikana kasvanut tasaisin askelin niin orgaanisesti kuin yrityskaupoilla. Toiminnan voimakas kasvu ja muuttuminen on tuonut uusia vaatimuksia taloushallinnolle ja talouden järjestelmille. Osana raportoinnin muutosprosessia Transmeri otti käyttöönsä Business Tool -työkalun vuoden 2020 alussa. 

Transmeri Groupin viime vuosikymmentä ovat leimanneet muutosten tuulet – konsernirakenne uudistettiin joitakin vuosia sitten ja sen jälkeen on toteutettu useita yrityskauppoja ja fuusioita. Yrityskauppojen myötä toiminta on myös laajentunut kokonaan uusiin liiketoimintoihin ja perinteisestä tukkukauppasta on siirrytty myös vähittäis- ja verkkokauppaan:

Toiminnan voimakas kasvu ja muuttuminen on tuonut uusia vaatimuksia myös taloushallinnolle ja talouden järjestelmille, kertoo konsernin talousjohtaja Elina Haavisto. 

Transmeri Groupin talousraportoinnin kokonaisuus oli muodostunut työlääksi ja haavoittuvaiseksi, eikä se sellaisenaan enää palvellut tehtävässään. Virallinen konsernitilinpäätös ja sisäinen raportointi olivat samassa järjestelmässä:

– Tilinpäätöksen vaatimukset rajoittivat sisäistä raportointia merkittävästi. Vastaavasti sisäisen raportoinnin tarpeet ja tietojen tarkkuustaso monimutkaistivat virallista konsernitilinpäätöstä, Haavisto kertoo. 

– Lisäksi järjestelmä oli käytössä vain talousosastolla, loppukäyttäjillä tiedot olivat suoraan käytettävissä suppeiden PowerBI-näkymien kautta. Esimerkiksi tietoihin porautuminen ei ollut käytännössä mahdollista ja suuri osa raportoinnista ja analysoinnista tapahtui tästä johtuen edelleen Exceleiden avulla.

Myös budjetointi ja ennustaminen koettiin työlääksi:

Tiedon kerääminen ja syöttäminen vei talousosaston fokuksen – analysoinnille ja suunnitelmien haastamiselle ei jäänyt aikaa, Haavisto kuvailee lähtötilannetta.

Parempaa läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta raportointiin

Transmeri Groupissa on yli 20 konserniyhtiötä, useita ERP-järjestelmiä ja erilaisia prosesseja. Operatiivisen ja ulkoisen laskennan yhdistäminen samaan järjestelmään ei ollut enää järkevästi mahdollista, vaan toimivaa ratkaisua lähdettiin hakemaan eriyttämällä konsernilaskenta ja sisäisen raportointi eri järjestelmiin. 

Haaviston luotsaamassa raportoinnin muutosprosessissa tavoitteena oli tiedon läpinäkyvyyden, luotettavuuden ja saavutettavuuden parantaminen sekä raportoinnin helppous:

– Halusimme tuoda sisäiseen raportointiin joustavuutta ja monipuolisuutta, helppokäyttöisyyttä sekä prosessitehokkuutta. Tavoitteenamme oli mahdollisimman automatisoitu ja kustannustehokas raportointiprosessi, jossa loppukäyttäjillä on suora pääsy järjestelmään ja erillisten excel-raporttien, -budjettien ja -ennusteiden käsittelystä päästään eroon. 

– Päädyimme Business Toolsiin, koska käytössä olleen konsernilaskentajärjestelmän jatkokehittäminen olisi tullut kalliimmaksi, eikä toisaalta olisi ratkaissut käyttöön liittyviä ongelmia. Itselläni oli myös aiempaa kokemusta Business Toolsista järjestelmänä sekä yrityksen asiakaslähtöisestä ja ratkaisuhakuisesta palveluasenteesta, Haavisto kuvailee.

Kyseessä oli myös teknisesti konsernin IT-kokonaisuuteen hyvin istuva ratkaisu:

– Pyrimme lähtökohtaisesti suosimaan pilvipohjaisia ratkaisuja. Sen lisäksi esim. single sign-on -ominaisuus helpottaa järjestelmään kirjautumista ja käyttäjän tunnistusta. Business Toolsiin oli myös mahdollisuus integroida helposti eri perusjärjestelmissä toimivia yrityksiä. Toistaiseksi kaikista SAPia ja Netvisoria käyttävistä yhtiöistämme onkin toteutettu suora liittymä. Käyttöönottoprojektia tehtiin hyvässä yhteistyössä yrityksen kanssa ja koko projekti oli nopea ja kustannustehokas, Haavisto kiittelee.

”Vastaanotto on ollut lähes poikkeuksetta positiivinen”


Business Tools on ollut helppokäyttöinen niin pääkäyttäjille kuin loppukäyttäjille:

– Vastaanotto on ollut lähes poikkeuksetta positiivinen. Järjestelmän käyttö lähti liikkeelle käytännössä jo ennen käyttäjäkoulutuksia, kun organisaatiossa syntyi innostusta ja imua pilottikäyttäjien kokemusten myötä. Nykyisin meillä on käyttäjiä jo useita kymmeniä. Business Toolsin vaikutuksesta tietojen ajantasaisuus ja läpinäkyvyys ovat olennaisesti parantuneet, kertoo yksi järjestelmän pääkäyttäjistä, Business Controller Annika Suursalmi.

– Business Tools on nostanut tulos- ja kustannusvastaavien sitoutumista budjettiin ja ennusteeseen, kun luvut ovat helposti käytettävissä ja niitä voi tarkastella halutessaan vaikka laskutasolle asti. Järjestelmä on vähentänyt merkittävästi manuaalista työtä ja tuonut näkyväksi myös joitakin perusjärjestelmiin liittyviä kehityskohteita, jotka olisivat ehkä muuten jääneet havaitsematta. Pidän myös siitä, että järjestelmää on helppo ylläpitää ja muokata itse, emmekä ole niin riippuvaisia konsulteista, Business Controller Pia Suna täydentää. 

Konsernin tytäryhtiön Transmeri Oy:n toimitusjohtaja Sari Rosin on ollut alusta alkaen yksi järjestelmän aktiivisimmista käyttäjistä: 

– Lukuisia eri tulosraportoinnin ja budjetoinnin järjestelmiä käyttäneenä voin lämpimästi suositella Business Toolsia. Voin sen avulla itse seurata esimerkiksi tulosraportointia ja porautua haluamalleni tarkkuudelle. Aiemmin on ollut ajanjaksoja jolloin vain odottelin talousosaston toimittamaa tulosraporttia kerran kuukaudessa. Toimiva ja ajantasainen raportointi mahdollistaa liiketoiminnan johtamista tietoon pohjautuen. Olemme myös onnistuneet jalkauttamaan tulosanalysoinnin ja budjetoinnin tulosyksiköille, jolloin myös liiketoiminnoista vastaavat saavat tukea omalle työlleen mm. myynnin ja markkinoinnin parissa. Liiketoiminnan suunnitteleminen ja muutoksiin reagointi ovat helpottuneet paljon Business Toolsin ansiosta.

– On vaikea kuvitella, miten olisimme selvinneet tämän kokoisessa konsernissa raportoinnista, budjetoinnista ja ennustamisesta koronan aiheuttaman pitkän etätyöjakson aikana ilman Business Toolsia, Elina Haavisto kiteyttää järjestelmän tuomia hyötyjä.

Transmeri-konserni on vuonna 1928 perustettu suomalainen perheyritys, jolla on pitkät perinteet onnistuneiden tuotelanseerauksien ja merkittävien markkina-asemien luomisessa. Pitkäjänteinen toimintatapa ja paikallismarkkinoiden asiantuntemus mahdollistavat kilpailukykyisten brändien menestymisen. Transmeri Group on yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa luonut tuhansille tuotteille vankan aseman Suomen ja Baltian markkinoilla.

Haluatko kuulla, miten Clausion voisi auttaa sinun yritystäsi talousraportoinnissa?